Torna a Eventi FPA

Foto di jourdan_elo

Acquisti PA, Melzi (BravoSolution):”Lavoriamo su fabbisogni e performance”

di Ezio Melzi, BravoSolution Italia – Cantiere Procurement

 

La Pubblica Amministrazione è, come noto, il più “grande compratore” nazionale.  Con le sue strategie e modalità di procurement può dunque  influenzare i comportamenti, gli investimenti e l’innovazione tecnologica del nostro paese. Valuto dunque positivamente il  fatto che  il procurement pubblico sia al centro di un percorso  di rinnovamento orientato  – almeno nelle intenzioni  – a maggiore efficienza, trasparenza e controllo dei costi. Mi conforta inoltre la consapevolezza, ormai ampiamente diffusa, che questo processo di  modernizzazione possa compiersi solo in chiave digitale, con il supporto di adeguate tecnologie abilitanti, peraltro già disponibili e consolidate nel mondo. Ho dunque apprezzato particolarmente l’iniziativa Cantiere Procurement 2016 che, oltre a promuovere il confronto e il dibattito fra rappresentanti del “procurement pubblico  reale” (istituzioni, associazioni, ricerca, provider di tecnologia), stimola la messa a terra di proposte concrete per i decisori pubblici.  Come provider di tecnologia per il procurement pubblico, oltre che come semplice cittadino, mi ha gratificato  la possibilità di contribuire attivamente al Cantiere condividendo  esperienze, competenze e idee. Trovo questo format partecipativo molto stimolante e ne auspico dunque il proseguimento.

Scarica il report “Il procurement pubblico: strumenti innovativi e innovazione dei processi d’acquisto”, Edizioni ForumPA

A tale proposito, un  macro-tema che, a mio avviso, richiede di essere approfondito anche nell’edizione 2017 del Cantiere Procurement è quello dell’aggregazione della spesa. E’ dal 1999 che in Italia si discute di una centrale unica nazionale per il procurement pubblico, ma solo da qualche anno si vedono i primi risultati. Solo recentemente il disegno riguardante l’organizzazione del procurement pubblico sembra indirizzarsi verso una centrale unica di acquisto nazionale, meglio se focalizzata solo su poche categorie strategiche per spesa e complessità, a favore di un più ampio numero di soggetti, in ogni caso certamente non miglia di stazioni appaltanti come oggi, in grado di comperare, in forma aggregata i fabbisogni di più stazioni appaltanti, qualunque tipologia di beni, servizi e lavori “Soggetti Aggregatori e Città Metropolitane. A mio avviso  è un risultato apprezzabile anche se, probabilmente, la decisione avrebbe dovuto essere presa molti anni fa. In questo nuovo scenario alcune  decine di stazioni appaltanti e centri di committenza si troveranno dunque ad acquistare, ciascuno, diversi miliardi di € di beni, servizi e lavori:  diventa dunque improrogabile la necessità di mettere sotto controllo, attraverso la digitalizzazione,  tutti i processi di spesa di questi grandi ed importanti centri di acquisto.

Si dovrà puntare su tecnologie solide, facili da utilizzare, già sviluppate e pronte all’uso e, soprattutto, sicure.

Nessuno può negare che il problema della sicurezza informatica, intesa anche come garanzie di “anti intrusione”, solidità e continuità di funzionamento delle tecnologie, oltre che di garanzia costante e gratuita di aggiornamento in funzione dell’evoluzione della normativa e del “disaster recovery” che i diversi provider dovranno fornire, rivesta  un carattere di estrema importanza.  Gli Enti preposti saranno chiamati a definire standard di “sicurezza informatica” molto elevati, e comunque adeguati al fine di ridurre il rischio.

La capacità delle aziende IT di  rispondere a questi standard e, anzi, di prevederne i requisiti anticipando le esigenze della PA diventerà sempre più, a mio avviso,  fattore differenziante per le scelte tecnologiche del settore pubblico.

Direttamente correlato all’aggregazione della spesa è il tema della standardizzazione dei fabbisogni, secondo argomento che mi sento di proporre per il Cantiere 2017

Nella maggior parte dei casi, l’aggregazione implica un certo grado di standardizzazione dei fabbisogni: diversamente  non si realizzerebbe il così detto “effetto volume”, primaria leva per la negoziazione  del prezzo di acquisto. Come assolvere,  però, alla necessità di standardizzare, (aggregazione a quale livello di qualità/items e così via) senza precludere l’innovazione dei mercati di fornitura? Come bilanciare le due esigenze? Come gestire ambiti di acquisto caratterizzati da continua innovazione, quali ad esempio  prodotti  e servizi ad alta tecnologia?

Lasciando le opportune riflessioni al prossimo Cantiere mi sento di suggerire un “cambio di paradigma” che potrebbe essere forse utile nell’approccio alla definizione dei fabbisogni, altro tema cardine per il tavolo di lavoro 2017: spostare l’attenzione dall’ “oggetto” alla “funzione d’uso”. Ovvero, spingere il committente pubblico, tutte le volte che è possibile, a definire l’esigenza e  non l’oggetto che – si presume – possa soddisfarla, ragionando in termini di  Service Level Agreement (SLA). E’ chiaro che questo approccio richiede al committente la capacità di descrivere puntualmente il fabbisogno, aspetto che rimanda  alle competenze e al know how del personale  delle stazioni appaltanti ed alla possibile necessità di formazione. E’ però altrettanto vero che questo  nuovo paradigma favorirebbe il superamento di particolarismi, talvolta pretestuosi, nella definizione dei fabbisogni  a livello periferico, oltre a stimolare innovazione nei mercati di fornitura, più liberi di proporre soluzioni invece che sole offerte.

La necessità di approfondire ulteriormente  il tema della definizione dei fabbisogni si evince, a mio avviso, dalla pluralità di domande rimaste ancora inevase. Su fronte quantitativo, ad esempio, cosa è più opportuno prendere come riferimento di consumo per pianificare i fabbisogni? Il dato storico o dato previsionale ?  Ed una volta pianificato il fabbisogno, come gestirlo contrattualmente? Attraverso la definizione di Convenzioni  o con Contratti Quadro? E come verificare, poi, che i contratti siano applicati correttamente a livello periferico ed utilizzati?

Anche queste riflessioni confermano che il  ruolo delle stazioni appaltanti delegate all’aggregazione sta diventando sempre più strategico e che se nel passato il focus decisionale era sulla “semplice” fase della gara,  ora l’attenzione si sta coerentemente spostando sulle  fasi a monte e a valle ( programmazione, definizione dei fabbisogni ,  gestione del contratto, verifica della compliance…). Da cui l’esigenza di supportare le decisioni con competenze  “nuove”, da costruire con l’ausilio di adeguati percorsi formativi e supporti tecnologici.

Ritengo che, nei prossimi anni,  lo sforzo e le energie di tutti gli stakeholders debbano indirizzarsi proprio verso queste tematiche e che le nuove frontiere dell’evoluzione tecnologica si debbano indirizzare verso la digital transformation di tutte le attività istruttorie e successive ai processi di gara. Una nuova era tecnologica si è già aperta e sono già disponibili, per i decisori degli acquisti pubblici, soluzioni di “analytics” che riguardano tutte le informazioni relative ai processi di: generazione della spesa, standardizzazione, albi fornitori, processi di gara, gestione dei contratti, emissione degli ordini, acquisti attraverso cataloghi, analisi della spesa “vera” a consuntivo attraverso la elaborazione delle informazioni presenti nelle fatture.

Viene da sé che le tecnologie, come sempre, costituiscono un elemento abilitante, molto deve essere fatto, in parallelo, sulla formazione ed aggiornamento dei buyer pubblici, che, anche grazie all’ausilio delle tecnologie che sistematizzano e disciplinano i processi rendendoli conformi alle prescrizioni normative, dovrebbero svolgere un ruolo più di business che di garanti della regolarità dei procedimenti.

Sono però tranquillo nell’affermare che queste tecnologie esistono e  sono ormai consolidate. Inoltre l’erogazione in SaaS le rende accessibili economicamente anche alle medie stazioni appaltanti, che le  utilizzano come se fossero un “servizio”, ovvero lasciando tutti gli aspetti relativi a sicurezza, aggiornamento, funzionalità e disponibilità in capo al provider, che ne è garante attraverso rigorosi e chiari SLA di servizio. Nelle versioni più standard, comunque perfettamente rispondenti al codice degli appalti ed alle rispettive linee guida e provvedimenti relativi, queste soluzioni possono essere implementate in poche settimane, normalmente meno di 8. Ciò significa che le stazioni appaltanti, anche di medie dimensioni, incominciano a risparmiare  subito con ritorni rapidi e multipli sull’investimento.

Un ulteriore suggerimento che mi sento di dare per il cantiere 2017 riguarda la verifica delle performance delle stazioni appaltanti delegate all’aggregazione (Soggetti Aggregatori,Città Metropolitane,ecc), da due  punti di vista: quello degli organismi centrali di controllo (primariamente ANAC) e quello dei fruitori e beneficiari dei beni e servizi acquistati dalla centrale di acquisto.

Nel primo caso è, ancora una volta, la digitalizzazione a fare la differenza:  l’utilizzo delle tecnologie per il procurement ed il controllo della spesa da parte delle stazioni appaltanti, se integrate in una rete interoperabile nazionale, consentono ai “controllori”  verifiche rapide e frequenti, già pochi minuti dopo l’aggiudicazione definitiva di un appalto, il “controllore” può verificare e  monitorare tutte le attività svolte dalla stazione appaltante.

Sul fronte dei fruitori bisognerà trovare il modo per coinvolgere direttamente i “le stazioni appaltanti beneficiarie” nel giudizio sull’operato dell’ente aggregatore, ovvero del soggetto che ha acquistato “…per conto di…”.  Auspico che il Cantiere 2017 riuscirà a delineare indicazioni utili ai decisori pubblici su questo aspetto. Da parte mia  assicuro massima collaborazione.

Il viaggio verso un moderno ed efficace procurement pubblico è appena cominciato, ma tutti  gli ingredienti sono già sulla tavola (tecnologie, regolamenti, competenze necessarie, metodi di benchmarking, autority, ecc) . Forse è giunto il momento di lasciare alle stazioni appaltanti più innovative e trasparenti la possibilità di scegliere i percorsi più veloci ed efficaci per sviluppare i progetti di innovazione necessari. Puntare a grandi ed ambiziosi disegni di procurement nazionale, proprio per la loro complessità di implementazione, richiede tempi lunghi e talvolta provoca incertezze sui risultati.  La storia di questi ultimi 15 anni ne è un esempio. A mio avviso i regolatori  e gli organismi decisionali pubblici dovrebbero dedicarsi alla definizione delle “regole del gioco”  ed  al controllo, frequente, automatico ed in profondità, che tutte le regole vengano rispettate lasciando invece alle stazioni appaltanti pubbliche, almeno quelle più grandi e significative, la libertà di agire, con i tempi ritenuti più opportuni ed urgenti, verso la digital transformation.

 

 

Foto di jourdan_elo rilasciata sotto licenza cc – https://www.flickr.com/photos/jourdan_elo/282285548