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eDoc, le norme non bastano: pensiamo digitale

di Giusella Finocchiaro, Università di Bologna – advisor Cantiere Documenti digitali

 

Il 2016 è stato un anno decisivo per il consolidamento del processo di digitalizzazione sia a livello europeo, sia a livello nazionale. La recente riforma del Codice dell’Amministrazione digitale rappresenta il primo segno di recepimento di quelle spinte europee che ormai da tempo promuovono e sostengono l’ambizioso progetto di un’evoluzione full digital in diversi settori. La dematerializzazione dei processi documentali e conservativi, interni ed esterni alle pubbliche amministrazioni, si inserisce in questo articolato percorso di digitalizzazione, percorso che in Italia è stato fino ad oggi frenato a causa delle incertezze normative e dalle lentezze burocratiche.

Nella ridefinizione del quadro normativo italiano ha giocato un ruolo fondamentale l’opera di coordinamento con il Regolamento e-IDAS sull’identificazione digitale e sulle firme elettroniche.

> Scarica il report “Documenti: definire e sostenere il digitale”, edizioni ForumPA

Innanzitutto, muta la definizione di documento informatico e viene assegnato un nuovo valore giuridico al documento con firma elettronica.

Viene rafforzato l’approccio digital first, finalizzato al definitivo passaggio dal cartaceo al digitale dell’intero ciclo di vita del documento, dalla creazione, alla gestione e infine alla conservazione.

Ancora, lo SPID, il sistema di identificazione digitale, assume un ruolo fondamentale nella formazione di atti giuridici in quanto nuovo strumento di acquisizione della volontà dell’utente.

Sebbene sia ancora presto per valutare l’adeguatezza delle modifiche apportate, ciò che già da adesso appare necessario è un cambiamento che non sia circoscritto al testo della norma, ma che riguardi lo stesso approccio alla materia. Un approccio che ridefinisca i paradigmi e modelli di gestione e non si limiti solo a tradurre in digitale strumenti analogici e documenti cartacei.

Sono molte, infatti, le questioni ancora aperte che porteranno a una riflessione nel corso del 2017.

In primo luogo è attesa l’emanazione delle nuove regole tecniche, necessarie ai fini del recepimento degli aggiornamenti al CAD. A tal fine sarà importante coinvolgere nel processo di elaborazione delle nuove regole gli operatori e le amministrazioni, ossia i diretti interessati che per primi attuano e mettono in pratica tali disposizioni. La condivisione delle esperienze potrebbe infatti contribuire all’elaborazione di modelli da attuarsi nella prassi.

Strettamente connessa all’aggiornamento delle regole tecniche è la necessità di revisionare o di redigere anche i manuali di gestione delle amministrazioni. In quanto strumenti di guida e di supporto alla gestione documentale, è fondamentale il loro allineamento alle recenti integrazioni e modifiche all’assetto giuridico.

Analogamente potrebbe costituire un ausilio all’agire amministrativo la definizione di linee guida e policy che facilitino lo svolgimento delle attività delle amministrazioni, recando ad esempio alcuni criteri guida nella sottoscrizione dei documenti informatici.

Nel corso dell’anno si assisterà poi al completo adeguamento del quadro nazionale alla disciplina europea dettata dal Regolamento e-IDAS. In particolare, rilevante per utenti e imprese sarà il riconoscimento reciproco del nostro sistema di identificazione digitale, al momento in attesa dell’approvazione da parte della Commissione europea. Una volta ottenuto il riconoscimento, infatti, i titolari di identità digitali potranno autenticarsi direttamente in qualsiasi altro Stato membro fruendo dei servizi ivi forniti attraverso la propria identificazione nazionale.

Per completezza del panorama giuridico attuale occorre menzionare la nuova normativa europea in materia di protezione dei dati personali introdotta con il recente Regolamento (UE) 679/2016 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.

Sia il rafforzamento della sicurezza delle transazioni elettroniche operata dal Regolamento e-IDAS, sia la previsione di maggiori garanzie a tutela dei dati personali contribuiscono alla creazione di un mercato digitale unico europeo. Infatti, i due regolamenti, considerati in una prospettiva unitaria, indicano chiaramente l’intento del legislatore europeo di rafforzare la fiducia dell’utente nel mondo digitale. In particolare, pare emergere un approccio trasversale condiviso tanto dal Regolamento e-IDAS quanto dal Regolamento privacy e incentrato sulla responsabilizzazione dei soggetti e sulla governance del rischio. Complesse misure di compliance (non solo tecniche, ma anche organizzative), obblighi di notifica alle Autorità competenti e un costante monitoraggio del rischio sono tutti elementi comuni alle due discipline.

Il 2017 si prospetta quindi (sperabilmente) come l’anno della condivisione: condivisione di esperienze, di pratiche e condivisione di metodo. Un equilibrato processo di digitalizzazione non potrà che avvenire sulla base di un’attività congiunta di government, imprese e cittadini e, quindi, di un approccio improntato alla cooperazione e al coinvolgimento multidisciplinare.

 

 

Foto di aria9 rilasciata sotto licenza cc – https://www.flickr.com/photos/ltorvi/6247088142