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Manuale gestione documenti, Guercio:”Lavoriamo su modelli e indicatori qualità”

di Mariella Guercio, advisor Cantiere Documenti digitali

 

Tener fede alle finalità dell’iniziativa di FPA “Cantieri della PA digitale” (sia pure nel settore specifico dei documenti digitali) è tutt’altro che semplice, in primo luogo per l’impegno operativo costante che richiede (e richiederà per l’intero anno) ai suoi partecipanti al fine di assicurare che i punti di criticità individuati siano affrontati con coerenza rispetto alle caratteristiche originarie dell’iniziativa, che vale qui la pena sintetizzare:

  1. una meticolosa stesura di una road map di implementazione, che individui i punti di criticità e li superi attraverso strumenti normativi (soprattutto regolamenti) e indicazioni di comportamento con agili cassette degli attrezzi;
  2. una consonanza di intenti e di azione tra la domanda pubblica di tecnologie e l’offerta da parte dei player di mercato cosicché gli strumenti corrispondano ai bisogni e alle strategie;
  3. un ambiente collaborativo tra tutti gli attori: responsabili politici, amministrazioni pubbliche, imprese tecnologiche, cittadinanza organizzata;
  4. una crescita delle competenze da parte di tutti i partecipanti al processo.

Non vi è dubbio che le numerose istituzioni e i partner privati che partecipano al tavolo siano tutti molto interessati e altrettanto disponibili a condividere conoscenze, competenze ed esperienze. La difficoltà risiede nella volontà di chi ha promosso Cantieri e di chi vi prende parte di giungere questa volta ad alcune conclusioni operative su nodi tutt’altro che marginali e senza altri mezzi che la volontà di collaborare e l’entusiasmo dei singoli partecipanti e delle loro istituzioni o imprese di riferimento.
I tre temi individuati riguardano questioni senza dubbio cruciali per la qualità dell’amministrazione digitale italiana:

  1. la revisione del manuale di gestione documentale resa necessaria dalla regolamentazione approvata negli ultimi anni che ha significativamente ridefinito il focus delle policy e delle direttive interne alle amministrazione adottate nel 2004;
  2. la valutazione della qualità dei software per i sistemi documentari digitali attraverso lo sviluppo di checklist che tengano conto delle soluzioni di mercato ma anche delle best practice esistenti;
  3. il nodo della conservazione digitale affrontato criticamente con l’obiettivo di assicurare sostenibilità ai processi avviati garantendo l’allineamento tra i dati e i documenti formati e mantenuti nell’archivio corrente della PA e quelli duplicati o trasferiti nei depositi di archiviazione.

Il primo incontro di Cantiere Documenti digitali per il 2017 si è concentrato quindi sulla duplice esigenza di gettare le basi concrete del lavoro da svolgere nel corso dell’anno (da rendicontare in un rapporto finale) e di affrontare uno degli obiettivi tracciati, quello della formulazione di linee guida per l’elaborazione di manuali di gestione efficaci e operativi. Su quest’ultimo aspetto è stato chiesto a Gianni Penzo Doria, direttore generale dell’Università degli studi dell’Insubria, di proporre una riflessione sull’esperienza di successo realizzata dall’ateneo che dirige e condivisa – in quanto best practice – all’interno del progetto Procedamus e nell’ambito delle amministrazioni universitarie. La presentazione (e la successiva discussione) hanno messo in luce i requisiti da rispettare perché il manuale possa svolgere in modo efficace la sua funzione originaria di guida nei processi avanzati di gestione documentaria. Una funzione destinata a crescere di rilievo nella fase attuale di transizione verso una dimensione esclusivamente digitale. Il principale requisito riguarda la necessità che lo strumento adottato non sia mai il risultato di una semplice operazione di ‘copia e incolla’ delle soluzioni adottate da altre amministrazioni, ma sia invece, necessariamente, il frutto di una attenta analisi delle esigenze concrete di ciascun ente e della loro peculiare natura e organizzazione. La tendenza a una elaborazione puramente formale del manuale da parte degli enti è, peraltro, innanzitutto la conseguenza di una mancanza di competenze tecniche specifiche all’interno delle strutture dedicate, nonostante gli obbligatori normativi previsti dall’art. 61 del dpr 445/2000 e delle successive regole tecniche, compreso il dpcm 3 dicembre 2013. A questa difficoltà, che meriterebbe una riflessione complessiva sullo stato di un paese che non sa apprezzare la professionalità di cui pur dice di aver bisogno, si aggiunge – lo hanno osservato in molti nel corso dell’incontro – una scarsa propensione delle amministrazioni a investire autonomamente in questo ambito. E’ per questa ragione che ha suscitato interesse l’invito del relatore a correlare lo sviluppo e l’aggiornamento del manuale al piano delle performance, in considerazione del fatto che un archivio digitale ben formato è uno strumento cruciale di garanzia e di efficienza dell’azione pubblica.
Per quanto riguarda il lavoro operativo che la comunità di riferimento è oggi chiamata a sviluppare ulteriormente rispetto alle buone e aggiornate soluzioni disponibili è emersa con chiarezza la necessità di intervenire sulla valutazione di qualità dei prodotti esistenti elaborando una serie di indicatori che possano orientare i professionisti e, in generale, le amministrazioni verso modelli più efficienti di manuali.

Le proposte operative che hanno concluso l’incontro si sono pertanto concentrate sui seguenti aspetti da sviluppare a cura del Tavolo:

  1. fornire indicazioni di indirizzo agli enti perché valautino la rivisitazione del Manuale di gestione come un’occasione, basata su soluzioni premiali, per ‘riorganizzare’ e far evolvere i processi documentari verso soluzioni innovative;
  2. offrire alla comunità di riferimento – d’intesa con il gruppo di lavoro Procedamus – un approfondimento del Manuale finalizzato ad applicare quanto previsto dal dpcm 13 novembre 2014 in materia di documenti informatici;
  3. approfondire alcuni nodi organizzativi (tra cui ad esempio l’individuazione di adeguati modelli distributivi per la gestione delle attività di registrazione dei documenti) che possano trovare nei manuali applicazioni diversificate in base alla tipologia degli enti.

In conclusione, una riunione ricca di spunti e di indicazioni alle quali nelle prossime settimane si tratterà di dare seguito operativo.

 

 

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