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Conservazione digitale, perché c’è bisogno di un manuale integrato

di Gianni Penzo Doria e Anna Ponti, Università degli Studi dell’Insubria – Cantiere Documenti digitali

 

Il 19 aprile scorso sono iniziati i lavori di Cantieri PA sui Documenti Digitali. Il primo incontro è stato dedicato al Manuale di gestione e alla sua “riedizione” per l’adeguamento al trittico delle Regole tecniche emanate nell’arco di dodici mesi, fra il 2013 e il 2014. Si tratta di regolamentazione tecnica che deve essere applicata cronologicamente al contrario rispetto alla pubblicazione in Gazzetta ufficiale.

La prima, infatti, riguarda la produzione dei documenti ed è contenuta nel DPCM 13 novembre 2014, la seconda si trova nel DPCM 3 dicembre 2013 sul protocollo informatico, mentre la terza è contenuta in un altro DPCM 3 dicembre 2013 sulla conservazione in ambiente digitale.

Si impone, fin da subito, una considerazione di metodo: sarebbe auspicabile avere un’unica regolamentazione tecnica inerente all’intero ciclo di vita dei documenti nelle tre età dell’archivio (corrente, di deposito e storico), anche al fine di garantire una visione unitaria di processo. Il passo è breve, anche perché il legislatore ha – opportunamente – previsto un glossario condiviso.

Se così fosse, potremmo anche spingerci oltre e immaginare anche per gli strumenti di corredo operativi una visione trasversale di insieme. Non più, dunque, un Manuale di gestione (della prima e, in parte, della seconda età) e un Manuale di conservazione (in parte della seconda e della terza età), ma un Manuale integrato del ciclo di vita dei documenti.

È stata presentata l’evoluzione di uno strumento cruciale per le amministrazioni universitarie, la cui prima edizione vide la luce oltre 15 anni fa (all’indomani dell’emanazione dell’abrogato DPCM 31 ottobre 2000). Siamo, nel concreto, di fronte al terzo adeguamento al mutato contesto definito dalle regole tecniche per il protocollo informatico, dal provvedimento, ancora non completamente operativo, in materia di formazione e gestione dei documenti e dalle regole tecniche in materia di conservazione, ma anche delle indispensabili descrizione di attività imposte dall’evoluzione tecnologica e normativa. Si pensi alla normativa che più di recente ha impattato sugli Atenei italiani, come la legge 30 dicembre 2010, n. 240, nonché alle introduzione di nuove procedure (fatturazione elettronica, SPID, etc.)..

È stata l’occasione, preziosa, per un confronto tra realtà e organizzazioni dalle caratteristiche e peculiarità molto differenti e nelle quali il processo di redazione del Manuale di gestione documentale ha rappresentato o rappresenta tuttora una sfida significativa. Tutte le amministrazioni pubbliche sono chiamate ad aderire alle norme, ma non tutte le pubbliche amministrazioni sono uguali, per missione così come per organizzazione, consapevolezza, esperienza.

Il lavoro del tavolo è quindi l’occasione per fare rete, mettere a confronto realtà diverse e, in questa diversità, scoprire la ricchezza dello scambio, clusterizzare le specificità, individuare e definire best practice e modelli che possano essere di riferimento e guida.

Il tavolo è un’occasione per esaminare e proporre come poter fare le cose e individuare o sottolineare criticità normative, vincoli e difficoltà e delineare possibili soluzioni.

Analogamente, la redazione del modello di Manuale di Gestione predisposto, nel 2016, dal progetto Procedamus, con una pagina dedicata proprio ai Manuali degli Atenei è stato il risultato di un approccio di condivisione. I rappresentanti di trentuno atenei e tre enti di ricerca si sono “riuniti intorno a un tavolo” per mettere a fattor comune esperienze differenti e competenze multidisciplinari, iniziando a sciogliere la prima questione importante: il Manuale deve essere prescrittivo o descrittivo?

I rappresentanti degli enti coprivano più aree organizzative, competenze differenti, molteplici punti di vista così da offrire un’“analisi a 360°” in relazione alla norma. Ognuno ha portato la propria esperienza, competenza e professionalità, astraendosi dal proprio ruolo e dalla propria realtà settoriale, così da realizzare una visione che potesse comprendere tutte le sfaccettature delle diverse realtà. Il gruppo di lavoro ha realizzato un modello di manuale come strumento di riferimento per ogni università e, con le dovute attenzioni, anche per altre pubbliche amministrazioni.

L’Università degli studi dell’Insubria “ha fatto proprio il modello proposto dal gruppo di lavoro di Procedamus adattandolo alla propria realtà organizzativa e di gestione documentale.

L’Ateneo lo ha fatto proprio sia sotto il profilo dei contenuti che per quanto riguarda l’approccio metodologico: la redazione non è stata l’opera di un singolo, ma il lavoro di un gruppo che ha messo insieme esperienze e capacità in ambiti diversi e ha cercato di cogliere l’opportunità di accompagnare l’amministrazione in un percorso di cambiamento del proprio modo di formare e gestire i documenti. Questo da noi si chiama coalescenza interprofessionale.

La personalizzazione del modello, in alcune parti, ha richiesto un lavoro significativo, necessario affinché riflettesse le scelte strategiche, organizzative, di gestione dei flussi documentali e di messa in sicurezza del sistema.

Il progetto Procedamus rappresenta un’importante opportunità per la sua comunità di riferimento e al contempo, attraverso il proprio approccio metodologico, è diventata occasione di esportazione di esempi concreti nel complesso percorso di trasformazione verso una PA digitale.

Un approccio metodologico di successo: l’esperienza condotta per arrivare alla redazione di un Modello di manuale di gestione del protocollo informatico per le università e per gli enti di ricerca è stata applicata l’anno successivo. Nel 2017 un nuovo gruppo di lavoro formato da persone provenienti da oltre venti atenei, enti di ricerca e alcuni enti locali, somma e sintesi di differenti competenze disciplinari e modelli organizzativi ha realizzato il Modello di Manuale della conservazione per gli atenei e i centri di Ricerca che sarà presentato al prossimo Forum PA 25 maggio: relatori differenti, norme diverse, ma identico impianto metodologico.

 

 

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