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Documenti, Piccoli (VecompSoftware): “Il digitale è trasparenza, ecco da dove partire”

di Andrea Piccoli, Vecomp Software – Cantiere Documenti digitali

 

Nella normativa attuale relativa alla gestione documentale nella pubblica amministrazione, data dagli ultimi DPCM sul documento informatico e sul protocollo informatico e ripresa poi dall’ultimo CAD (che con i rumori sulla sua sospensione ha creato incertezza sui suoi effetti), è evidente il richiamo alla gestione digitale dei fascicoli ed in particolare di quelli relativi ai procedimenti amministrativi.

Di significativo interesse è la pubblicazione da parte di AgID di alcune parti di titolari standard, per alcune tipologie di pubbliche amministrazioni, che sicuramente costituisce un elemento fondamentale per migliorare l’interoperabilità di protocollo e pone le basi per un processo di verifica e miglioramento dei propri titolari anche al fine di avviare, o estenderne la copertura, dei fascicoli digitali.

In generale, specie nella piccola e media amministrazione pubblica, si registra un evidente ritardo nell’adozione dei fascicoli amministrativi digitali. Ritardo che ha ripercussioni dirette anche sulla parziale digitalizzazione dei documenti gestiti in tali procedimenti. La problematica non risiede soltanto nelle soluzioni applicative che possono essere non adeguate, ma anche nella difficoltà di avviare progetti di adeguamento organizzativo della gestione documentale basati su un approccio multidisciplinare, che coinvolga tutte le figure professionali previste dalla normativa nella definizione del responsabile della gestione documentale. Approccio multidisciplinare che deve valorizzare gli apporti organizzativi, archivistici, legali, di privacy e realizzativi della soluzione; un approccio che valorizzi i professionisti della digitalizzazione (ANORC Professioni) e che comprenda l’importante apporto che viene dalle figure professionali degli archivisti.

Fino a quando l’azione amministrativa resterà tracciata in fascicoli cartacei gli sforzi di digitalizzazione dei singoli archivi e dei documenti oggetto di protocollazione resterà un risultato parziale.

Le motivazioni interne alla pubblica amministrazione nell’avvio della fascicolazione digitale sono molteplici. La prima evidenza è che per avviare le attività di fascicolazione dei procedimenti amministrativi servono due prerequisiti fondamentali: da una parte deve essere chiara, coerente e completa la stesura ed adozione di un titolario (classificatore) che descriva gli ambiti funzionali dei flussi documentali trattati, dall’altra deve esserci consapevolezza nella individuazione e censimento dei propri processi amministrativi. Entrambi questi ambiti dovrebbero trovare una loro evidenza nel manuale della gestione documentale previsto dalla normativa.

Per questo motivo gli sforzi di AgID nella definizione di almeno una parte di titolario comune per le PA, così come alcuni progetti specifici di alcune tipologie di pubbliche amministrazioni, come Procedamus per le università italiane, sono importanti. Del resto buona parte dei procedimenti amministrativi sono comuni alle diverse tipologie di pubblica amministrazione: può cambiare la gestione e l’organizzazione nella loro esecuzione, il workflow che li realizza, ma non la sua definizione funzionale e oggettiva.

Il secondo impedimento è dato dall’obbligo, in sede di apertura del fascicolo di procedimento, di individuare un responsabile del procedimento, una persona fisica e non una generica funzione aziendale. La assunzione della responsabilità personale sul procedimento, la evidenza delle attività svolte all’interno del procedimento amministrativo e la traccia dei tempi di completamento del procedimento, sono le aree su cui non sono ancora state definite in modo consapevole le attribuzioni di delega delle responsabilità alle diverse funzioni aziendali competenti.

Eppure gestire i fascicoli amministrativi in digitale è un requisito per una vera trasparenza e anticorruzione dell’azione della pubblica amministrazione. Al posto di un continuo legiferare sugli obblighi di trasparenza che si traducono in insiemi di dati e documenti, spesso creati allo scopo di assolvere agli obblighi e quindi un orpello rispetto all’ azione amministrativa, si dovrebbe porre l’attenzione a rendere trasparenti e confrontabili i dati sui procedimenti amministrativi reali.

Così invece di dover pubblicare dati e tabelle, documenti anche personali dei funzionari, con singoli scopi e con modalità lasciate alla interpretazione delle norme, sarebbe meglio rendere trasparenti i procedimenti di selezione e valutazione annuale delle performance dei funzionari medesimi. Anziché pubblicare informazioni sparse in diverse voci e obblighi sulla gestione di una gara d’appalto forse vale la pena definire quali dati minimi del dossier di una gara devono essere portati nella trasparenza.

Le soluzioni per accelerare questo processo di diffusione dei fascicoli amministrativi sono almeno le seguenti tre.

Una revisione consapevole dei manuali di gestione documentale, che è stato anche un primo argomento trattato nel tavolo Cantiere Documenti Digitali per il 2017, che parte dallo studio ed adozione di titolari di classificazione condivisi ed in linea con i procedimenti amministrativi dell’ente.

Una auspicabile revisione complessiva e unitaria delle norme sulla trasparenza e anticorruzione orientata alla evidenza di dati provenienti dall’azione amministrativa tracciata nei dossier e fascicoli digitali, in modo di rendere tali dati confrontabili, uniformi, corrispondenti all’azione quotidiana e non creati al solo scopo di adempiere a singoli obblighi.

L’introduzione di una griglia di valutazione della qualità delle soluzioni applicative, che sarà argomento del prossimo tavolo del Cantiere Documenti Digitali, su cui ANORC ha recentemente avviato una attività di attestazione della qualità delle soluzioni e dei processi, denominata Quality Tag.

 

 

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