Digital trasformation, l’esperienza dell’Università di Messina

di Salvatore Leonardi e Giovanni Pirrotta, Università degli Studi di Messina

 

Il Codice dell’Amministrazione Digitale ha ormai più di dieci anni. Il DPCM n. 8 del 13/11/2014 sembrava voler porre fine a qualunque scusante per la sua mancata applicazione da parte delle PA varando regole tecniche e stabilendo precise modalità di attuazione a cui ottemperare entro il 12 Agosto del 2016. Il fatidico giorno era un venerdì e, dunque, il Ferragosto di quell’anno avrebbe dovuto segnare l’Armageddon del documento cartaceo per ritrovarsi, al rientro delle ferie estive, in una PA dove solo i dipendenti più “fortunati” erano in grado di reperire un foglio A4. Sappiamo bene che non è andata così. E anche se, in realtà, il decreto di modifica del CAD approvato in extremis dal C.d.M. il 10 Agosto 2016 non rappresentava una totale sospensione delle norme, di fatto, nella stragrande maggioranza dei casi, così è stato interpretato. Ancora una buona scusa per rimandare a domani quello che si sarebbe dovuto fare ieri. L’articolo pubblicato su Agenda Digitale da Andrea Lisi e Sarah Ungaro il 20 Gennaio 2017 dal titolo “Obbligo di formare i documenti PA in digitale: attenzione, il CAD non è sospeso” fa estrema chiarezza su quali siano gli obblighi in capo alle in tema di dematerializzazione e costituzione del documento informatico, ma pone anche una questione rilevante in merito alle norme da applicare precisando: “Appare utile soffermarsi non ultimo sul profilo relativo al regime sanzionatorio: le norme in commento, infatti, non prevedono purtroppo alcuna sanzione espressa per il mancato adeguamento”. Tale criticità è stata anche rilevata, di recente, dal Presidente della Commissione di Inchiesta sulla PA digitale Paolo Coppola, quando, rivolgendosi al Commissario straordinario per l’Agenda Digitale, Diego Piacentini, così si è espresso: “Sono sconcertato dal fatto che non sia rispettata la legge da parte delle istituzioni. Come si può sperare di avere una PA efficiente e digitale se non c’è alcun responsabile della transizione alla modalità operativa digitale? Se le organizzazioni non vengono scalfite? Se nessuno misura i risultati?”.

Come UNIME controlla la transizione al digitale

Presso l’Università di Messina, la misurazione dei risultati, relativi al processo di transizione digitale, è invece in corso ed inserito nel complesso iter di riorganizzazione e miglioramento dell’attività amministrativa partita con una mappatura dei procedimenti e passando attraverso l’ottimizzazione dei processi gestionali interni, alla dotazione dei dispositivi di firma digitale ai responsabili di procedimenti, alla risoluzione delle criticità riscontrate fornendo specifici tutorial ed all’applicazione di metodologie innovative per il raggiungimento di obiettivi di efficienza e qualità.

Gli obiettivi relativi alla produzione nativa di documenti informatici sono stati condivisi con tutte le Strutture di Ateneo, attraverso anche “Referenti per la Dematerializzazione” individuati all’interno delle Strutture, ed inseriti nel ciclo delle performance per il 2017 responsabilizzando in particolare le Unità Organizzative. Tale sistema, orientato fondamentalmente a far emergere le criticità, si ritiene possa essere efficace a guidare in modo graduale lo switch-off incentivando così il passaggio totale al digitale.

Il processo di adeguamento al digitale e il relativo monitoraggio e controllo sull’effettiva transizione, strettamente legato al sistema informatico di gestione documentale di Ateneo (Titulus), può sinteticamente essere riassunto nei seguenti step:

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  1. Mappatura procedimenti amministrativi: tale attività è stata svolta nel 2016 sulla base della tabella PROCEDAMUS. e, tra altre cose, ha permesso di definire bene i processi e ha fornito l’elenco di tutti i responsabili dei procedimenti amministrativi. Per maggiori informazioni su questa attività è possibile leggere un resoconto alla seguente pagina.
  2. Assegnazione Firme Digitali RPA: con l’elenco prodotto nel punto 1 si è potuta effettuare l’assegnazione, in maniera coordinata e pianificata, delle firme digitali a tutti gli RPA.
  3. Registrazione in Protocollo: i documenti firmati digitalmente vengono registrati nel protocollo informatico d’ateneo che, nel nostro caso, è il software Titulus.
  4. MONILUS – Analisi Dati: per poter raggiungere un alto grado di flessibilità sui documenti, in modo da poter interagire, interrogare ed effettuare un’attività di analisi dati in base alle nostre esigenze si è partiti dai dati CSV che Titulus consente di esportare. Per la generazione di report e grafici è stato sviluppato internamente Monilus (Monitoring Titulus), un tool di analisi dati sviluppato in python, utilizzando le librerie pandas, in grado di elaborare report, grafici e statistiche a supporto non solo della misurazione delle performance ma anche del monitoraggio sull’avanzamento della transizione digitale per ciascuna struttura, dalla più grande (Università, Dipartimento, etc.) alla più piccola (Unità Operativa).
  5. Report: trimestralmente vengono generati report, grafici e tabelle al fine di ottenere risultati misurabili, a qualsiasi livello e per qualsiasi struttura, per valutare l’efficacia delle azioni intraprese, per far emergere le criticità esistenti e per favorire e supportare la transizione digitale in corso.
  6. Obiettivi di Performance: i risultati ottenuti sono riferiti a precisi indicatori e costituiscono i parametri di riferimento per la verifica del raggiungimento degli obiettivi di performance annui, a livello di Unità Organizzativa, come previsto dal Piano Integrato di Ateneo 2017-19.

Di seguito alcuni output prodotti da Monilus sui dati della produzione documentale UNIME nel primo trimestre 2017. I valori nei report sono reali, i nomi delle strutture sono invece offuscati, in quanto sono si tratta ancora di dati non diffusi.

Per ogni struttura (c.d. struttura madre) Monilus genera un report in PDF con il totale dei documenti prodotti, considerando solo quelli in partenza o tra uffici. A prescindere da quante strutture si trovano al di sotto della struttura “madre” o da quanti livelli sottostanti, viene mostrato sia il numero totale dei documenti prodotti per ciascuna sottostruttura, sia il numero totale di documenti firmati digitalmente, con la percentuale relativa per struttura. In calce invece viene riportata la percentuale totale dei documenti firmati digitalmente relativa alla struttura madre, che comprende anche tutti i documenti prodotti dalle strutture figlie. E’ questo il dato più importante della nostra analisi perché, come già detto, per ogni unità organizzativa è stata definita una soglia/percentuale minima di produzione documentale annua in forma nativo-digitale ed è questo il parametro che, per ciascuna unità organizzativa, sarà preso in considerazione per la valutazione delle Performance.

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Oltre alla reportistica tabulare Monilus è in grado di generare dashboard con grafici e indicatori, ad uso e consumo, ad esempio, dei dirigenti, per tenere sotto controllo il livello di dematerializzazione del proprio dipartimento amministrativo/didattico e, consequenzialmente, il raggiungimento degli obiettivi annuali di performance.

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Conclusioni

Tale strategia adottata sembra essere premiante e molte unità organizzative hanno superato la soglia minima di produzione di documenti informatici in modalità nativo-digitale con picchi anche superiori all’80%. E’, ovviamente, ancora presto per trarre delle conclusioni, ma possiamo affermare che l’Università di Messina ha raccolto la sfida del digitale e ha sviluppato concreti strumenti di autovalutazione che permettono di documentare i risultati raggiunti e che sono, soprattutto, di indiscussa utilità per l’acquisizione di consapevolezza sia a livello di Governance di Ateneo che di singole direzioni. Tale attività, essendo rivolta al controllo della maggior parte dei flussi documentali, consente inoltre l’emersione delle criticità esistenti che, in tal modo, possono essere affrontate e risolte.

 

 

 

Foto di Luca Biada rilasciata sotto licenza cc – https://www.flickr.com/photos/pedroscreamerovsky/6272735725