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Software gestione documentale: perché in Italia manca un documento guida sui requisiti

di Mariella Guercio, presidente Anai – Cantiere Documenti digitali

La qualità del software per la gestione dei documenti e la presenza di funzioni di base e avanzate sono nodi rilevanti, anzi essenziali per assicurare qualità e sostenibilità ai processi di digitalizzazione sia in ambito privato sia nel settore pubblico. Tuttavia, la questione – oggetto di numerosi interventi negli anni passati anche in contesti internazionali ed europei – sembra aver trovato solo in tempi recenti una specifica attenzione da parte di tutte le categorie di utenti e di fornitori dei sistemi di gestione documentale nel nostro paese. Può essere utile ricapitolare le fasi essenziali di un percorso ancora non concluso e caratterizzato, come altre vicende che riguardano lo sviluppo dell’informatica in Italia, da un’assenza di coordinamento efficace, da scelte estemporanee, da investimenti disorganici, anche se talvolta significativi e – pur tuttavia – da un mercato vivace, creativo, in grado quindi di proporre soluzioni operative di valore inaspettato per un quadro nazionale così frammentato, disordinato e non governato.

Si trascurano qui, solo per ragioni di spazio, le origini del lavoro di normalizzazione che negli anni Novanta ha consentito di definire a livello internazionale e per merito degli archivisti australiani, canadesi, statunitensi ed europei (con una menzione di merito per i colleghi italiani), linee guida e raccomandazioni finalizzate alla definizione dei requisiti funzionali di un electronic records management system – ERMS, ovvero di criteri e regole per lo sviluppo ottimale di sistemi informatici indirizzati alla trasformazione digitale dei flussi di lavoro e della relativa produzione documentaria. Limitiamoci a ricordare lo standard del Department of Defence degli Stati Uniti (DoD Standard 5015.2) e le linee guida MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) elaborate in una prima e seconda versione nel 2001 e nel 2007 e nuovamente rivisitate nel 2010. In entrambi i casi l’obiettivo era definire uno schema e procedure utili alla certificazione degli applicativi di mercato e realizzare una vera e propria infrastruttura in grado di consentire la verifica applicativa delle soluzioni esistenti.

L’Italia, che pur si era affacciata precocemente (nel 1996) e con una visione strategica al problema e disponeva di una ottima tradizione in campo analogico, ha solo da pochi anni avviato una iniziativa di livello generale finalizzata a elencare i requisiti funzionali e non funzionali di un buon sistema informatico di gestione documentale. Peraltro, nel solco della tradizione nazionale per cui il meglio è il nemico del bene, non ci si è accontentati di individuare  le condizioni di qualità della produzione e gestione informatica dei documenti, ma si è predisposto un  modello molto più ambizioso, pubblicato nel catalogo del riuso di AgID, “Requisiti funzionali, non funzionali e di progetto del Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi – SGPA”, destinato a delineare la struttura di un sistema software per la gestione dei procedimenti sulla base sulle esperienze realizzate in ambito nazionale per le grandi amministrazioni centrali. Purtroppo, le esperienze cui il documento fa riferimento non sono mai state oggetto di monitoraggio adeguato e di una valutazione condivisa capace di coinvolgere operativamente le istituzioni tecniche specifiche. In alcuni casi gli errori evidenti nella progettazione originaria e i successivi fallimenti non sono mai stati discussi e riconosciuti con chiarezza né sottoposti alla verifica degli organi di tutela archivistica cui compete da sempre non solo la funzione conservativa per gli archivi della PA centrale, ma anche  la vigilanza sulla qualità degli strumenti con cui le strutture pubbliche formano i loro archivi in qualunque contesto e su qualunque supporto.

In mancanza di un lavoro interistituzionale coordinato, la debolezza concettuale e metodologica del documento AgID – che pur costituisce per molti aspetti un ricco deposito di suggerimenti e soluzioni avanzate – era inevitabile, come del resto appare chiaro sin dalle prime pagine dello strumento: nello schema iniziale che illustra graficamente l’architettura logica di riferimento si equipara la funzione dei metadati di classificazione a quelli utili a fini di indicizzazione, riconducendo di fatto il piano di classificazione a un mero strumento di ricerca, mentre la classificazione d’archivio è – coerentemente con le migliori tradizioni internazionali di gestione documentale informatica – uno strumento di ordinamento e di organizzazione, in quanto definisce in modo certo il vincolo necessario e originario che lega i documenti nello svolgimento dell’azione amministrativa che garantisce la trasparenza e la correttezza dell’azione amministrativa e ne consente la verifica nel  tempo. Si tratta di un fraintendimento significativo del modello di riferimento come chi scrive ha già avuto modo recentemente di sottolineare (M. Guercio, La classificazione nell’organizzazione dei sistemi documentari digitali: criticità e nuove prospettive, in JLIS.it, 2017, 2, pp. 4-17). Pur nella ricchezza – anche eccessiva – di requisiti proposti, il documento AgID non può quindi costituire il punto di partenza di un modello architetturale che fraintende uno dei concetti chiave che governa l’intera struttura logica del sistema documentale.

E’ da queste considerazioni che ha preso le mosse, nell’ambito del tavolo Cantieri Documenti digitali, l’idea di dar vita a un gruppo di lavoro che identifichi, a partire dalle esperienze concrete di enti di diversa dimensione e natura e dallo stesso documento adottato da AgID, una prima griglia di requisiti con il fine di identificare le principali caratteristiche operative e i requisiti tecnologici e archivistici delle soluzioni disponibili per la gestione informatica dei documenti. I nodi che verranno successivamente affrontati riguardano tra l’altro anche le politiche del riuso, con riferimento sia alle potenzialità in termini di risparmio, sia alle criticità che le limitate esperienze finora maturate hanno messo in luce. Si sottolinea a questo proposito che le proposte presenti sul catalogo del riuso in materia di gestione dei documenti si riferiscono quasi esclusivamente a prodotti adatti a grandi amministrazioni centrali o enti pubblici di grandi dimensioni e, inoltre, non tengono sufficientemente conto della necessità e complessità dei necessari interventi di adattamento e di aggiornamento.

Si tratta naturalmente di un progetto impegnativo che non può concludersi in un arco temporale breve e, soprattutto, richiede la partecipazione degli enti interessati e delle stesse aziende fornitrici di software. Il contesto giuridico uscito dall’adozione delle regole tecniche del biennio 2013-2014 consente tale ricognizione e i modelli organizzativi attuali sembrano anzi richiederla, come emerge anche dal successo ottenuto da alcune recenti iniziative pubbliche dedicate al confronto e alla valutazione di prodotti di mercato. Non è altrettanto certo che questo avvenga nel quadro normativo sempre più accentrato che il piano triennale sembra prefigurare anticipando le ormai prossime modifiche del CAD.

 

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