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Cad, Guercio:” Testo deludente, non tiene conto del lavoro svolto in questi anni dalle PA”

di Mariella Guercio, presidente ANAI – Cantiere documenti digitali

Le integrazioni proposte dal governo al Codice dell’amministrazione e rese disponibili in questi giorni prendono solo parzialmente in considerazione gli aspetti che riguardano esplicitamente la formazione, gestione e conservazione degli archivi. In parte, infatti, le modifiche si limitano a interventi correttivi dovuti alla normativa europea sul documento elettronico (ad esempio in relazione alla sostituzione sistematica del termine “casella di posta elettronica” o “posta elettronica certificata” con “domicilio digitale”). In parte, il testo presentato si concentra sulla correzione di errori e sulla necessità di riorganizzare meglio alcuni contenuti. E’ il caso delle nuove intitolazioni e partizioni del capo III del decreto: la rubrica originaria (Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici) è denominata ora Gestione, conservazione e accessibilità dei documenti. Il Capo è poi distinto in due sezioni: Documenti della pubblica amministrazione e Gestione e conservazione dei documenti. Non è, peraltro, chiara la ragione di questa diversa articolazione, dato che anche la seconda sezione si riferisce quasi esclusivamente alle pubbliche amministrazioni.

La vera novità, che potrebbe essere all’origine della riorganizzazione delle sezioni ora ricordata, è tuttavia costituita dall’articolo 40-ter. Sistema di ricerca documentale. Di che si tratta? Difficile rispondere a questo interrogativo, poiché l’articolo si limita a stabilire che “la Presidenza del Consiglio dei ministri promuove lo sviluppo e la sperimentazione di un sistema volto a facilitare la ricerca dei documenti soggetti a registrazione di protocollo […] e dei fascicoli dei procedimenti di cui all’articolo 41, nonché a consentirne l’accesso  on-line”.

Come professionista del settore trovo questa proposta incomprensibile e, comunque, sconcertante, in primo luogo perché risulta alquanto stravagante il fatto che un’attività di ricerca e di sviluppo sia affidata alla Presidenza del Consiglio e non ad AgID cui il CAD già dal 2016 riconosce funzioni specifiche in questo ambito. In secondo luogo è la formulazione stessa dell’articolo a suscitare perplessità e interrogativi sul piano tecnico. Si tratta di dar vita a un sistema generale /universale di indicizzazione dei documenti amministrativi, a prescindere dai contesti funzionali di produzione dei documenti e delle loro aggregazioni? Si tratta di applicare ai registri di protocollo di decine di migliaia di aree organizzative omogenee strumenti in grado di estrapolare automaticamente dai testi informazioni e parole chiave? Si tratta di ripensare integralmente le forme di rappresentazione degli atti riconducendoli a vocabolari unitari senza il supporto della mediazione gestita dai professionisti? Chi ha proposto questa formulazione è consapevole di quanto sia complesso e delicato definire piani di classificazione coerenti e in grado di sostenere con efficacia il lavoro amministrativo e quanto si sia già operato in questa direzione a partire dalla realizzazione di piattaforme documentali e dalla definizione di requisiti funzionali per sistemi di gestione dei documenti e dei procedimenti (si veda il documento predisposto da AgID e disponibile nel catalogo delle applicazioni in riuso)? Soprattutto, i tecnici (il team per la trasformazione digitale?) cui sarà affidato tale compito sono consapevoli dei limiti che caratterizzano tuttora gli strumenti per lo sviluppo di dati aperti?
Dalle indicazioni che in questi mesi il Team ha reso disponibili (cfr Raffaele Lillo, Data & Analytics Framework) proprio in tema di interoperabilità e indicizzazione, ovvero degli obiettivi impliciti dell’articolo 40-ter,  emergono indirizzi di ricerca che non sembrano tenere in nessun conto la realtà operativa del settore pubblico e, anzi, prefigurano percorsi interessanti ma del tutto ignari di quanto si è faticosamente sviluppato in questi anni a cura delle amministrazioni più attive. Fughe in avanti e creatività nella progettazione sono senz’altro auspicabili se l’obiettivo è quello di sostenere un cambio di mentalità e nuovi paradigmi di ricerca applicata, come sottolinea Raffaele Lillo, componente del Team, nel documento citato:

“È un processo di apertura e razionalizzazione delle risorse informative, che si dovrebbe idealmente sviluppare su un doppio binario: da una parte, i dati pubblici saranno ingeriti in un unico framework centrale che ne garantirà standardizzazione, coerente interconnessione (sarà possibile legare dati provenienti da sorgenti e verticali diversi, ma relativi a un unico fenomeno o entità) e coerenza nella fruizione (API e dashboard tematiche). In altre parole, sarà possibile utilizzare più fonti per guardare ai fenomeni da diverse angolazioni, direttamente nel framework e senza dover preoccuparsi di ricondurre all’unità dati eterogenei”.

Tuttavia una visione, pur suggestiva per la ricerca di nuove strade, pecca di astrattezza e rischia di apparire avventurosa se trasformata in un obbligo operativo e imposta a tutte le amministrazioni. A maggior ragione se si valuta correttamente la limitatezza dei risultati finora ottenuti (in Italia e all’estero) dall’applicazione di molte delle tecnologie citate nell’articolo in questione. E, comunque,  è certamente inappropriato che l’applicazione sperimentale di strumenti ancora privi di utilizzi consolidati nei contesti organizzativi venga  imposta in una norma primaria che pur presenta, nell’attuale rivisitazione, qualche aspetto positivo.

Positiva sembra, ad esempio, la decisione di esplicitare e dare concretezza alla conformità di processo nella riproduzione digitale di documenti analogici (articoli 22 e 23-ter) . Così come è utile la nuova formulazione dell’articolo 44 che ben chiarisce il rapporto con l’articolo 52 del dpr 445/2000 e individua le finalità del sistema di conservazione di cui si erano perse le tracce in occasione dell’ultima revisione del 2016: “comma 1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per gli oggetti in esso conservati, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle linee guida di cui all’articolo 71”.

Proprio in relazione al nuovo articolo 71,  tuttavia, non può non suscitare inquietudine e preoccupazione la decisione di sostituire la procedura sperimentata delle regole tecniche (il cui iter finalmente concluso offriva ai cittadini e agli enti un complesso normativo stabile e duraturo) con linee guida contenenti regole tecniche e di indirizzo affidate direttamente ad AgID, con l’unica condizione di una  consultazione pubblica da svolgersi entro il termine di trenta giorni e il parere obbligatorio, ma non vincolante delle amministrazioni competenti, e del Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza e della Conferenza unificata.

In sostanza, quindi, il testo presentato non è privo di criticità specifiche. Su un piano generale, inoltre, è deludente perché non solo non supera in modo coerente la visione frammentaria del processo di digitalizzazione, ma conferma i limiti che derivano dalla presenza di troppi centri decisionali e della mancanza di un serio e continuativo confronto istituzionale da condurre a monte  e non a valle delle proposte di legge. Un confronto che costituisce l’unica garanzia per pianificare con strumenti e alleanze strategiche il futuro digitale del nostro Paese, evitare errori grossolani e astrattezze e, soprattutto, sostenere con costanza e intelligenza organizzativa la trasformazione che tutti vogliamo.

 

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