Intervista di Eleonora Bove a Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria: “Il Cad non tiene conto della natura giuridica del documento”. Ecco perché

di Gianni Penzo Doria, Direttore generale Università degli Studi dell’Insubria – Cantiere Documenti digitali

 

La bozza di (ulteriori) modifiche e integrazioni al Codice dell’amministrazione digitale prevede l’introduzione di un nuovo servizio di ricerca, che desta più di qualche preoccupazione.

Il nuovo art. 40-ter, infatti, recita:

Art. 40-ter (Sistema di ricerca documentale) – 1. La Presidenza del Consiglio dei ministri promuove lo sviluppo e la sperimentazione di un sistema volto a facilitare la ricerca dei documenti soggetti a registrazione di protocollo ai sensi dell’articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e di cui all’articolo 40-bis e dei fascicoli dei procedimenti di cui all’articolo 41, nonché a consentirne l’accesso on-line ai soggetti che ne abbiano diritto ai sensi della disciplina vigente.

La proposta sembra essere il frutto di una visione puramente informatica del mondo delle amministrazioni pubbliche e, in aggravio, tenta di ignorare la natura giuridica del registro di protocollo e i principali meccanismi di funzionamento degli strumenti di records management.

Per quanto riguarda il protocollo, si tratta di un atto pubblico di fede privilegiata, non liberamente accessibile a chiunque e contenente una serie infinita di dati personali e, di conseguenza, di dati sensibili.

Inoltre, la norma prefigura la ricerca documentale all’interno di una ipotetica grande AOO – Area organizzativa omogenea, in cui confluiscono logicamente tutte le amministrazioni pubbliche italiane. Questa, in realtà, è una banalizzazione della ricerca documentale.

Mi spiego: non si tratta di trovare un solo documento. Per il dialogo trasparente ed efficace tra cittadini, imprese e amministrazioni pubbliche serve l’ostensione di tutta la pratica, dunque, non soltanto di un documento. Lo prevede il regolamento applicativo della 241/1990 e, in particolare, il comma 2 dell’art. 7 del DPR 184/2006, ma anche di tutta la normativa in tema di trasparenza amministrativa.

Guarda la video-intervista di Eleonora Bove a Gianni Penzo Doria: “Gli archivisti non hanno bisogno di un nuovo Google”

La PA non ha bisogno di un Mega-Meta-Motore di ricerca MMMr, ma dell’applicazione rigorosa degli strumenti previsti dall’ordinamento italiano. Prima di tutto, il DPR 445/2000, poi l’art. 41 del CAD, gli artt. 23 e 35 del D.Lgs. 33/2013 e, infine, delle regole tecniche contenute nei due DPCM 3 dicembre 2013.

Il problema del dialogo tra amministrazioni pubbliche, cittadini e imprese, pertanto, non può essere risolto da un’esclusiva visione informatica, ma deve essere attivato il pensiero laterale. Si tratta di un’intuizione lessicale e concettuale dello psicologo Edward De Bono per risolvere i problemi in modalità interdisciplinare.

Di conseguenza, il problema non è di natura tecnologica. Anzi, si tratterebbe di una soluzione informatica di medio-bassa complessità, ma risulta imprescindibile l’approccio anche con giuristi, archivisti, esperti di privacy, di informatica giuridica, scienziati dell’organizzazione e, non ultimi, con i diplomatisti.

In buona sostanza, convogliare in un unico database logico tutte le amministrazioni pubbliche, in una memoria digitale flat, priva di organizzazione, di classificazione, di condizionamento in serie, di istruzione di fascicoli, significa mettere tutti i propri file in una sola directory chiamata “Varie”, lasciando a un motore di ricerca il compito di ricostituire in maniera occasionale i nessi che legano i documenti di un medesimo procedimento.

Questa è la pia illusione di molti dipendenti pubblici, ignari non tanto di un senso della storia delle cose che fanno, ma del valore giuridico probatorio connesso a un’attività procedimentale, tanto da ritenere la gestione dei documenti semplicemente una noiosa attività di limitato spessore.

Non solo: a volte è significativo soltanto conoscere la presenza o meno di un documento protocollato (si pensi alle domande di concorso, alle licitazioni, ai provvedimenti di autotutela, etc.) per ricavare un’informazione utile: ciò sarebbe possibile semplicemente digitando il nominativo nel MMMr? Follia giuridica.

Anche la visione dell’art. 41 del CAD prefigura un fascicolo alla stregua di una directory o di uno spazio in un cloud, in cui ognuno può effettuare liberamente un’inserzione documentale o eliminare un oggetto di piena efficacia probatoria. Dunque, l’art. 40-ter non deve vedere la luce e la frase dell’art. 41

Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento

deve essere cassata.

Il mondo delle amministrazioni pubbliche, pertanto, richiede strumenti altamente professionali, ancorché di facile utilizzo, assieme al rigore nell’applicarli. Questo nuovo e probabile art. 40-ter introdurrà l’alibi per quelle tante – troppe – organizzazioni che affidano i sistemi documentari a personale privo di specializzazione. Come già accaduto in Nord America, alle prime sentenze di condanna dei dirigenti per mancanza, perdita o distruzione illegale di documenti (art. 490 del nostro codice penale) si correrà certamente ai ripari.

Non conviene prevenire, anziché curare?