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Dalle regole tecniche alle linee guida: la qualità dipende dal confronto e dalla cooperazione

di Maria Guercio, presidente dell’Associazione nazionale archivistica italiana – advisor Cantiere Documenti digitali

Una riflessione complessiva sugli aspetti rilevanti che hanno caratterizzato nel 2017 il ruolo dei patrimoni documentari per la trasformazione digitale del Paese deve considerare almeno tre dimensioni:

  • quella normativa, che da almeno un ventennio richiede la nostra attenzione e che, anche quest’anno, ci ha offerto nuovi provvedimenti su cui discutere,
  • quella più strettamente tecnica, che – grazie al Piano triennale – ha costretto le istituzioni, le imprese e gli esperti ad affrontare temi che sembravano definiti e consolidati,
  • quella organizzativa, che questa volta sembra aver preso una strada innovativa e promettente, grazie soprattutto all’entusiasmo e alla partecipazione costante e fattiva – in molte sedi – di amministrazioni e imprese di settore.

Nel contributo che segue, l’analisi verrà condotta a partire dalla valutazione critica della proposta di Codice dell’amministrazione digitale e del legame che alcune nuove disposizioni mostrano di avere con quanto già previsto in termini tecnici nel Piano triennale. L’obiettivo principale sarà tuttavia quello di offrire suggerimenti e indicazioni di natura organizzativa, gli unici – a parere di chi scrive – in grado di trasformare adempimenti e regole in soluzioni operative efficaci e utili al Paese, ai suoi cittadini e alle sue istituzioni.

Questa lettura critica di ciò che è avvenuto in questi mesi e soprattutto di quanto dovrà o potrà essere realizzato nel prossimo futuro richiede un breve quadro introduttivo sullo stato dell’arte e sui nodi che da anni devono essere sciolti, non tanto e non solo promuovendo correttivi normativi quanto coinvolgendo gli interlocutori istituzionali e individuando (al fine di condividerle) le buone pratiche attraverso un lavoro continuo (e impegnativo) di valutazione e formazione.

Ormai è scontato ritenere che in un futuro ormai prossimo gli archivi saranno quasi esclusivamente costituiti di documenti digitali, anche se solo un numero ristrettissimo di pubbliche amministrazioni hanno definito piani concreti finalizzati a rendere operativa una sistematica trasformazione digitale delle loro attività e della produzione documentaria che ne deriva. Peraltro, anche nelle organizzazioni più avvertite e disponibili a investire, sono ancora numerose le incertezze e le ambiguità che accompagnano il processo di smaterializzazione. Ambiguità di scenari, di responsabilità, di terminologia che nascondono la fragilità di alcune scelte normative operate finora, soprattutto nel campo della cosiddetta ‘conservazione digitale’ che, spesso, altro non è che archiviazione di documenti e dati in ambienti protetti e sicuri, senza sufficienti indicazioni di provenienza e contesto e, quindi, senza strumenti di interpretazione e riuso sufficienti a garantire continuità e persistenza di ciò che viene “conservato”.

Non si è ancora consapevoli del difficile livello di sostenibilità economica di alcune soluzioni e della immaturità delle piattaforme e delle infrastrutture digitali disponibili. L’enorme quantità dei documenti prodotti insieme alla frammentazione dei processi di lavoro e alla notevole diversificazione e verticalizzazione dei sistemi di produzione si sono finora tradotte nella difficoltà a gestire dati e documenti in modo integrato e, quindi, nella incapacità generalizzata (con pochissime eccezioni) di garantire che le indispensabili tracce documentarie del nostro lavoro si traducano in memorie archivistiche capaci di durare nel tempo.

Problemi vecchi e nuovi dovuti a una modesta organizzazione degli archivi della PA si sono in questi decenni sommati e hanno reso i nodi ora elencati sempre più stretti e inestricabili, anche se non sono mancate esperienze di collaborazione e confronto, come quella del tavolo Cantieri Documenti digitali, che hanno visto crescere la partecipazione delle amministrazioni e l’attenzione del mercato e sembrano destinate a fornire risposte organizzative “dal basso” più promettenti di qualunque intervento legislativo. Le risposte che il legislatore ha quest’anno in parte approvato e in parte solo proposto appaiono alquanto contraddittorie e, quindi, solo in minima  parte destinate a trasformarsi in azioni sistematiche di innovazione, come testimoniano i due esempi che seguono:

  • Il caso della circolare 2/2017 del ministro per la semplificazione e la p.a. per l’attuazione delle norme sull’accesso civico generalizzato (c.d. FOIA): le linee guida che offrono un supporto concreto agli enti, sciogliendo dubbi interpretativi e proponendo (allegato 3. Modalità di realizzazione del registro degli accessi) soluzioni tecniche basate sul riuso delle infrastrutture di protocollo esistenti, individuando scenari di varia complessità, ma tutti caratterizzati dal principio dell’integrazione e dell’interoperabilità;
  • la proposta di articolo 40-ter del Codice dell’amministrazione digitale Sistema di ricerca documentale: un articolo (ancora in bozza e alquanto oscuro negli obiettivi, nelle forme, negli strumenti, nelle responsabilità e nei costi), finalizzato a sperimentare un sistema “volto a facilitare la ricerca dei documenti soggetti a registrazione di protocollo” e “dei fascicoli dei procedimenti” (articolo 40-ter del Codice dell’amministrazione digitale)

Nel primo caso  le linee guida intervengono per consolidare quanto di buono si è venuto sviluppando in questi anni e delineano interventi migliorativi e di facile implementazione; nel secondo viene avanzata, in un contesto non appropriato, in forme irrituali e in totale assenza di riscontri tecnici, un’idea di sperimentazione priva di garanzie, nella forma inevitabile di un’applicazione sviluppata centralmente,  impegnativa in termini implementativi.

Una trasformazione digitale della PA per essere sostenibile e di successo non si consolida né si rafforza con interventi forzati ed estemporanei, ma richiede – lo si è ripetuto fin troppe volte in questi anni, senza ottenere ascolto – monitoraggio, reti di collaborazione, forme di cooperazione. Gli obiettivi delle reti e della cooperazione devono essere concreti, ma anche cruciali, così come rilevanti devono essere le questioni affrontate. Ed è quanto avvenuto quest’anno nel Tavolo Cantieri Documenti digitali, i cui gruppi di lavoro hanno proposto linee guida per la qualità delle policy e dei manuali interni alle amministrazioni (in particolare il manuale di gestione), una checklist per la valutazione delle piattaforme documentali e delle piattaforme di conservazione, indicazioni operative per gestire progetti di riuso, la definizione di scenari e modelli per i processi di conservazione.

Certo, il lavoro di cooperazione non si conclude in pochi mesi, ma ha bisogno di continuità e di strumenti collaborativi. Oltre all’entusiasmo delle comunità di pratiche, quindi, si rende necessario un supporto consapevole degli interlocutori istituzionali di riferimento, che dovrebbe avere una dimensione più robusta di quella finora garantita dalla, pur indispensabile, presenza dei loro rappresentanti nei gruppi di lavoro, anche in considerazione del fatto che le linee guida che nel 2018 dovranno sostituire le attuali regole tecniche sul protocollo informatico, sulla conservazione digitale e sul documento elettronico non avranno alcuna credibilità se saranno solo il frutto di team tecnici esclusivi e autoreferenziali.

 

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