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Ecco come la Provincia Autonoma di Trento sta cambiando i processi di acquisto

di Leonardo Caronna, Direttore Agenzia Provinciale per gli Appalti e i Contratti, Provincia Autonoma di Trento – Cantiere Procurement pubblico

La strada, lunga e tortuosa, della digitalizzazione delle procedure per l’affidamento dei contratti pubblici è stata imboccata ormai da anni. Più volte il legislatore nazionale ha tentato di accelerarne il percorso con imperativi normativi che, almeno sino ad oggi, non sembrano aver prodotto i risultati sperati. Le cause di tali insuccessi sono molteplici e note ai più.

La Provincia autonoma di Trento ha tentato di percorrere una strada “parallela” adottando alcune strategie, sia nella fase della programmazione e pianificazione degli acquisti, sia nella fase della gestione della procedura di affidamento dei contratti pubblici.

In particolare l’Ente, peraltro in perfetta sintonia con le prescrizioni dettate anche a livello nazionale, ha voluto investire fortemente sull’Agenzia per gli Appalti e contratti, ossia sulla centrale unica di committenza provinciale istituita nel 2009, incrementandone le competenze.

Si ricorda che, in forza di uno specifico obbligo normativo, fatte salve limitate deroghe, le amministrazioni aggiudicatrici operanti in ambito provinciale sono tenute a ricorrere all’Agenzia per lo svolgimento delle procedure di gara funzionali all’affidamento di lavori, servizi e forniture.

La necessità di garantire un efficiente servizio ha indotto l’Agenzia ad utilizzare una idonea piattaforma informatica che ha consentito, inizialmente, lo svolgimento delle procedure per l’affidamento di lavori pubblici con il sistema del cottimo fiduciario e, successivamente, grazie a svariati interventi di customizzazione, anche procedure negoziate senza bando di lavori, servizi e forniture.

Attraverso la medesima piattaforma è stata possibile la creazione della vetrina virtuale del mercato elettronico per consentire l’incontro della domanda delle pubbliche amministrazioni che devono acquistare e dell’offerta dei fornitori realizzata tramite cataloghi on line.

Il percorso di accentramento delle competenze in capo all’Agenzia e, in particolare, l’assunzione del ruolo anche di soggetto aggregatore ai fini dell’acquisto di beni e servizi ad elevata standardizzabilità, ha determinato l’ampliamento delle funzionalità della piattaforma impiegata per consentirne l’acquisto, da parte delle singole amministrazioni, mediante emissione di singoli ordinativi utilizzando il negozio elettronico.

Proseguendo questa strada e, tenuto conto del progressivo avvicinarsi della scadenza del termine fissato a livello nazionale per concretizzare l’imperativo “gara telematica senza se e senza ma”, l’Agenzia ha ritenuto necessario avviare in via sperimentale anche un percorso di gestione, mediante la piattaforma informatica, anche delle procedure aperte da aggiudicare sia con il criterio del prezzo più basso, sia del criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa.

In pratica l’Agenzia si è posta l’ambizioso obiettivo di gestire, con modalità esclusivamente telematica, una procedura di gara da aggiudicare con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa con elementi di valutazione di natura quantitativa: gli offerenti sono tenuti ad inserire i dati della propria offerta tecnica direttamente in formato digitale, per consentirne l’automatica elaborazione da parte del sistema informativo.

Questo processo di digitalizzazione della procedura ha l’evidente pregio di assicurare maggiore speditezza alla procedura di gara in quanto, attesa la natura meramente quantitativa degli elementi di valutazione, il seggio di gara potrà procedere ad assegnare i punteggi conseguiti da ciascun concorrente senza dover procedere alla nomina di una apposita commissione tecnica. Ad oggi tali elementi di valutazione hanno riguardato essenzialmente la sostenibilità e la qualità dell’offerta, con particolare riferimento all’affidabilità organizzativa dell’operatore economico, la professionalità e la competenza del personale impiegato nella commessa, le modalità operative attuate in cantiere, la qualità dei macchinari e delle attrezzature.

Non solo, il concorrente chiamato a presentare la propria offerta è tenuto ad inserire a sistema anche tutte le informazioni necessarie per la valutazione della congruità dell’offerta formulata. La normativa provinciale vigente prevede, infatti, che i concorrenti producano, sin dal momento della formulazione della propria offerta, le analisi dei prezzi dei lavori oggetto di affidamento mediante una apposita funzionalità della piattaforma informatica.

Il concorrente è chiamato così ad esporre le macrovoci nelle quali si compone il prezzo unitario, ossia il costo della manodopera, il costo dei mezzi e dei materiali, nonché la percentuale dell’utile di impresa e delle spese generali.

Anche tale particolare funzionalità assicura maggiore celerità alle operazioni di gara e al procedimento di valutazione della congruità dell’offerta, in quanto è consentita l’immediata visualizzazione dell’incidenza delle componenti fondamentali delle voci di prezzo dell’offerta e, in particolare, del costo del lavoro ma, soprattutto, è consentito l’immediato raffronto, anche per singola componente, con le analisi della stazione appaltante, nonché con i valori medi risultanti dalle analisi di tutti i concorrenti.

Nel processo di digitalizzazione intrapreso dalla Provincia Autonoma di Trento si inserisce anche la neocostituzione dell’elenco telematico operatori economici per l’affidamento di incarichi di ingegneria e architettura, ossia un unico elenco costituito da più sezioni, in ragione delle specializzazioni, che consentirà all’Amministrazione di affidare incarichi professionali scegliendo, con criteri oggettivi, liberi professionisti in possesso delle necessarie attestazioni e competenze.

Gli sforzi profusi dalla Provincia Autonoma di Trento verso la digitalizzazione delle attività connesse agli appalti pubblici si stanno orientando anche oltre la mera gestione delle procedure di gara.

È in corso uno studio per realizzare soluzioni che favoriscano l’interoperabilità dei sistemi informativi attualmente in uso, per ottimizzare l’inserimento dei dati e ridurre sia le attività di elaborazione degli stessi, sia il margine di errore in tali attività di elaborazione. Ciò dovrebbe garantire la migliore qualità dei dati acquisiti nel procedimento di raccolta dei fabbisogni delle amministrazioni aggiudicatrici e, conseguentemente, favorire l’analisi della domanda, anche ai fini dell’aggregazione.

A tal proposito, sempre nel solco della digitalizzazione, si inserisce anche la procedura avviata per la determinazione dei prezzi di riferimento dei beni e dei servizi di maggior impatto in termini di costo a carico della pubblica amministrazione. Per i beni e i servizi per il cui acquisto è stata stipulata una convenzione quadro, si è stabilito che tali prezzi siano determinati sulla base dei risultati delle procedure di gara svolte in forma aggregata. Per i beni e i servizi per i quali, invece, non è prevista la stipulazione di una convenzione o di un accordo quadro, la Provincia Autonoma di Trento ha stabilito che, siano pubblicati nuovi bandi di abilitazione al Mercato Elettronico provinciale, qualora non già presenti, per garantire l’approvvigionamento da parte delle Amministrazioni del sistema pubblico provinciale. Auspicabilmente, a conclusione del presente anno, saranno rielaborati attraverso apposito mezzo elettronico i dati relativi alle richieste di offerte effettuate per l’acquisto di tali beni e servizi e i prezzi offerti dai concorrenti invitati, al fine di determinare i prezzi di riferimento dei beni e servizi che costituiranno anche prezzo massimo di aggiudicazione per le future procedure di gara aggiudicate all’offerta economicamente più vantaggiosa.

Ed ancora, avvalendosi dell’interoperabilità è stato realizzato un sistema di monitoraggio delle procedure di gara bandite, accessibile da chiunque, che consente di verificare lo stato di avanzamento delle procedure di gara e gli eventuali scostamenti tra le tempistiche stimate e le tempistiche effettive di aggiudicazione. Si tratta di una pagina web che, per ogni procedura di gara bandita, indica espressamente lo stato della procedura, l’importo posto a base di gara ed il tempo stimato della procedura segnalando il numero di giorni di anticipo o di ritardo rispetto a quelli inizialmente stimati per addivenire alla stipula del contratto. È evidente che per la costruzione di tale sistema è stato necessario garantire l’interoperabilità tra il predetto sistema ed il sistema informativo adottato per la gestione delle procedure di gara in carico all’Agenzia.

In futuro si interverrà per digitalizzare e automatizzare il sistema del calcolo degli indicatori di anomalia ai fini anticorruttivi, così da garantirne un monitoraggio sistematico e a ridotto impatto organizzativo.

 

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