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Acquisti pubblici, la soluzione di Arca Lombardia per rilevare i fabbisogni

di Bruno Rottoli, Responsabile Funzione Strategia Evolutiva, Analisi Funzionale, ARCA SpA – Cantiere Procurement pubblico

In esito al mandato istituzionale affidato ad ARCA, Azienda Regionale Centrale Acquisti di Regione Lombardia, dalla Legge Regionale n. 33/2007, stante la dimensione della Lombardia, si è da subito colta la necessità di dotarsi di uno strumento “ad hoc” per il “censimento” dei fabbisogni lavori, beni e servizi su base pluriennale e di porlo al servizio diretto degli Enti e società della Regione.

Nel 2015 ARCA ha quindi implementato lo strumento denominato Modulo Budget, integrato nella piattaforma regionale di e-procurement, digitalizzando la raccolta dei fabbisogni per la programmazione degli acquisti regionali.

Il primo lavoro di analisi che è stato definito si è concentrato nell’individuare cosa dovesse gestire lo strumento, ovvero “Fabbisogni” contenuti in “Iniziative” e definirne il ciclo di vita.

I fabbisogni rappresentano esigenze di approvvigionamento di una specifica fornitura di un Ente. Le iniziative sono contenitori di fabbisogni di spesa, riferiti ad un arco temporale definito.

Fondamentale è stata l’analisi volta ad individuare le diverse fasi del processo di acquisizione dei fabbisogni, determinandone i diversi stati. Il processo a livello temporale è stato suddiviso in tre momenti principali:

  • la “Pianificazione” è la prima fase, durante la quale si definiscono e si creano all’interno del “Modulo Budget” le iniziative di spesa, in cui dovranno confluire i fabbisogni degli Enti abilitati. Raccolti i dati di spesa, ARCA, in qualità di Coordinatore del Tavolo Tecnico degli Appalti ai sensi della DGR X/3440, inizia le attività di analisi e aggregazione dei fabbisogni, sino alla loro approvazione;
  • la successiva fase è quella di “Assessment”, durante la quale i fabbisogni approvati vengono valutati e validati dal responsabile della programmazione;
  • la terza ed ultima fase è la “Programmazione”, attività durante la quale il responsabile della programmazione, in accordo con il Tavolo Tecnico degli Appalti, ottimizza le esigenze manifestate e definisce le iniziative che daranno luogo alla pianificazione integrata di sistema.

Nel “Modulo Budget”, a livello applicativo, le fasi precedentemente illustrate corrispondono a ruoli specifici delle utenze abilitate, ovvero il “Responsabile della Pianificazione” e il “Responsabile della Programmazione”, a garanzia di criteri standard di sicurezza e di accesso ai dati.

Da un punto di vista tecnico, una delle problematiche sulle quali è stata posta maggiore attenzione ha riguardato l’usabilità dello strumento, nell’ottica di meglio favorire la compilazione e l’inserimento dei fabbisogni degli Enti abilitati, che possono raggiungere quantità numericamente importanti. Le lavorazioni online sono maggiormente intuitive, user-friendly e guidano maggiormente l’utente. Quelle offline sono gestite con fogli elettronici comunemente utilizzati e riescono a coprire esigenze di inserimenti massivi.

Quest’ultime lavorazioni hanno richiesto, da un punto di vista tecnico, approfondimenti e analisi per consentire caricamenti di importanti quantità di fabbisogni in tempi ragionevoli. Inoltre è stato appositamente sviluppato un motore di notifiche automatiche delle lavorazioni sui fabbisogni, come sistema di alerting verso gli Enti abilitati.

L’avvio dello strumento è avvenuto in modalità sperimentale, interessando inizialmente gli Enti del Sistema Regionale. Adeguata formazione è stata assicurata da parte delle strutture di ARCA, nell’ottica di accompagnare gli utilizzatori finali non solo nell’utilizzo del nuovo strumento, ma anche nel favorire un importante cambiamento di processo e di metodiche di lavoro.

Alla prima fase è seguita un’attenta analisi dei punti di attenzione emersi e, quindi, la stesura di nuovi adeguamenti funzionali e l’implementazione di una nuova release rilasciata in esercizio a fine 2015.

La fase successiva di diffusione dello strumento ha interessato anche gli Enti del Servizio Sanitario Regionale e ad oggi è utilizzato anche dalla Centrale Unica di Committenza della provincia di Monza e Brianza. L’utilizzo sarà allargato anche agli Enti Sanitari di Regione Veneto, in virtù dell’accordo sottoscritto tra Regione Lombardia – ARCA e Regione Veneto.

Attualmente le fasi di raccolta dei fabbisogni si concentrano in due specifici periodi dell’anno, tipicamente a settembre per la definizione del budget dell’anno successivo, e a marzo per i correttivi in corso d’anno.

In conclusione, lo strumento “Modulo Budget” ha segnato una forte innovazione, digitalizzando l’intero processo della raccolta e dell’aggregazione dei fabbisogni, propedeutico ad una gestione razionale dei dati.

Lo strumento permette tutte le reportistiche necessarie, sia aziendali che Regionali e Nazionali, quindi i vantaggi di avere un unico strumento che raccoglie, ordina e gestisce i fabbisogni Regionali sono davvero molti, tale da renderlo insostituibile.

Uno dei prossimi obiettivi operativi di ARCA è diffondere lo strumento per un uso frequente e periodico, quasi continuativo, in modo da affiancare e agevolare i lavori del Tavolo Tecnico degli Appalti di Regione Lombardia.

 

 

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