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Gestione documenti, modelli di manuale: Università di Padova e l’Istituto di Astrofisica

di Laura Flora, Coordinatore della gestione documentale dell’Istituto nazionale di astrofisica, Donatella Mazzetto, Coordinatore della gestione documentale dell’Università degli Studi di Padova e Gianni Penzo Doria, Direttore Generale dell’Università degli Studi dell’Insubria

 

Redigere un modello di Manuale di gestione non è un’operazione compilativa. Si tratta, al contrario, di un processo in cui il management si appropria di una consapevolezza giuridica, gestionale, archivistica, informatica e diplomatistica della propria organizzazione. Inoltre, si corrobora il senso istituzionale verso la corretta gestione dei documenti come fattore di certezza giuridica e di semplificazione amministrativa. Al di là di slogan e proclami, dobbiamo restituire il valore delle parole e coniugarle all’interno del records management delle amministrazioni pubbliche.

Per queste ragioni, nel corso del 2016, nell’ambito del progetto di formazione-intervento Procedamus, una quarantina di università e di enti di ricerca hanno lavorato alla redazione di un modello di Manuale di gestione, aggiornato alle regole tecniche contenute nel DPCM 3 dicembre 2013. Il gruppo di lavoro si è trovato di fronte a una serie di decisioni da assumere. Prima tra tutte, se mantenere un modello prescrittivo in presenza di un ordinamento interno, oppure se optare per un modello descrittivo. Ancora: con quali modalità gestire i workflow della fatturazione elettronica o dei provvedimenti degli organi monocratici, soprattutto con la vigenza del DPCM 13 novembre 2014.

Alla fine dei lavori è stato approvato un modello, contenente diverse opzioni adattabili in base alle scelte tecniche e organizzative delle rispettive amministrazioni. Il lavoro è stato presentato a FORUM PA 2016 e il successo del progetto è comprovato dal fatto che molte università ed enti di ricerca lo hanno utilizzato come guida riadattando il manuale previgente oppure approvandone uno nuovo sulla scorta di quanto descritto. In questa sede si presentano due casi inerenti a un Ateneo e a un Ente di ricerca, non prima di aver ricordato che qualsiasi operazione di cambiamento credibile ha bisogno imprescindibile di formazione permanente e di risorse finanziarie congrue.

Il caso dell’Università degli Studi di Padova

L’Università degli Studi di Padova è strutturata in oltre 100 Aree organizzative omogenee, ciascuna delle quali già dotata del proprio protocollo informatico da diversi anni (il progetto Titulus risale al 1995-1997, ben prima della riforma Bassanini sul protocollo informatico). Di conseguenza, non è stato necessario far cessare alcun registro cartaceo.

A differenza del precedente, il nuovo modello di Manuale è stato pensato per tutte le AOO, compresa l’Amministrazione centrale. In questo modo, è possibile avere un’unica guida per la gestione documentale di tutto l’Ateneo. All’interno di ciascuna AOO è stato considerato quale servizio, e non anche struttura, quanto previsto dal Codice dell’amministrazione digitale: il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Per ogni AOO è stato nominato Responsabile della gestione documentale il Segretario/Referente amministrativo, mentre nell’Amministrazione centrale è stato nominato il Coordinatore della gestione documentale, figura professionale coincidente nel responsabile dell’Archivio Generale di Ateneo.

Le criticità erano ampiamente note: scarsa sensibilità nei confronti del sistema informativo della gestione documentale (protocollo informatico), debole cultura archivistica-amministrativa e “timore” del “digitale”. Pertanto, si è ritenuto opportuno incontrare congiuntamente tutti i Responsabili delle AOO e i Capi ufficio dell’Amministrazione centrale (oltre 50 unità organizzative responsabili) per illustrare la situazione e la direzione alla digitalizzazione dei processi, ciò al fine di sensibilizzare i più alti livelli prima di formare i loro collaboratori per aiutarli a superare le resistenze che ogni cambiamento comporta soprattutto nelle PP.AA.

Nel frattempo, è cambiata in modo radicale la governance ma ciò non ha influito sul percorso di reingegnerizzazione dei processi, anzi ha contribuito ad accelerare il cambiamento. La semplificazione dei processi ha inevitabilmente comportato il ricorso a qualche “compromesso” di natura procedurale e documentale. La tentazione alla semplificazione eccessiva comporta ancora oggi un’attività di mediazione con il rischio della banalizzazione. Ciò richiede un costante intervento del Coordinatore della gestione documentale, che quotidianamente monitora i workflow in corso, si aggiorna con la giurisprudenza in tema di documentazione digitale e di ITC.

Molti workflow sono stati digitalizzati in Amministrazione centrale e così pure molte procedure interne all’Ateneo, diversi workflow sono in corso all’interno delle altre AOO, molti altri sono ancora da attivare. Nel frattempo, ci si è concentrati in modo particolare sulla digitalizzazione delle selezioni di qualsiasi tipologia (concorsi, gare, etc.), rendendo facile e celere l’accesso anche e soprattutto agli stranieri (l’ordine di grandezza è di centinaia di migliaia di istanze). Una sorpresa gratificante è stato l’apprezzamento dei docenti coinvolti negli assegni di ricerca e nei dottorati di ricerca.

In sintesi si può affermare che il progetto di cambiamento – se ben gestito – attiva nuove reti diffuse di responsabilità verso il basso (empowerment del front office) che si dipanano oltre le funzioni con attivazione di cicli virtuosi.

L’evoluzione del cambiamento è in ogni caso ancora in corso e non può esimersi da una fattiva collaborazione interdisciplinare di archivisti, giuristi e informatici.

Il caso dell’Istituto nazionale di astrofisica – INAF

L’avvicendamento di una nuova governance all’interno dell’Istituto nazionale di astrofisica è stata l’occasione per una radicale riorganizzazione coinvolgente l’assetto organizzativo e l’organigramma nelle 17 Aree organizzative omogenee che costituiscono l’Ente. Per tale motivo, la personalizzazione del manuale di gestione proposto come indirizzo agli Atenei ha reso indispensabile una massiccia rivisitazione di procedimenti e processi, ancora in corso. È questo l’aspetto peculiare su cui ci si vuole soffermare, vale a dire la necessità di cogliere l’occasione di quello che può essere definito come “il più operativo dei regolamenti interni”, per una revisione ragionata e sostanziale della gestione documentale, in questo caso rafforzata dal momento particolare per la vita dell’Ente: l’istituto, distribuito sull’intero territorio nazionale, sta infatti affrontando una serie di fusioni di istituti interni, con conseguente revisione delle Aree organizzative omogenee e una  modifica del quadro organizzativo istituzionale e statutario.

Ulteriormente, conformemente al CAD e alle regole tecniche, è stato creato presso ogni struttura, il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, quale servizio di staff direttamente dipendente dal Direttore di struttura, con la nomina conforme alla legge del responsabile. Stante la complessità organizzativa, l’Ente, già dal 2015, si è dotato di un coordinatore della gestione documentale cui è demandata l’attività di aggiornamento, coordinamento, supporto e controllo delle attività.

Si è elaborato un workflow di flusso procedimentale stabile e condiviso anche mediante corsi di formazione interni, mirati a far acquisire al personale le nozioni archivistiche di base, accentuando l’aspetto della gestione e creazione dei fascicoli, non attivo in tutte le strutture. L’occasione di “restyling” ha coinvolto anche il piano di classificazione, per le cui proposte di modifica il coordinatore ha promosso una pubblica consultazione tra tutti gli addetti e responsabili dei servizi.

Si sono attivati e implementati registri e repertori informatici per agevolare e semplificare la tenuta e la ricerca dei provvedimenti. In una parola si è cercato di “mettere un po’ di ordine” e di promuovere l’alfabetizzazione digitale della gestione documentale. È questa la chiave di volta per una svolta strategica, la quale non può che essere prodromica all’effettiva cristallizzazione delle procedure nel manuale di gestione.

 

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