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P.I.Tre, il sistema federato di protocollo e gestione documentale trentino

di Armando Tomasi e Loredana Bozzi, Provincia autonoma di Trento – Cantiere Documenti digitali

 

Il progetto Protocollo informatico trentino (in sigla P.I.Tre.) affonda le proprie radici nel tempo, e si inserisce a pieno titolo in un alveo di iniziative che a vari livelli, con molteplici modalità e con diversi gradi di successo, ha preso le mosse dalla legge 241/1990 e ha coinvolto, a partire dalla metà degli anni 2000, tutta la pubblica amministrazione italiana.

Risale all’anno 2002 un piano di e-government approvato dalla Giunta provinciale di Trento che prevedeva, fra i servizi innovativi ed integrati tra le Pubbliche amministrazioni locali a favore delle imprese e del cittadino, anche una azione (“I sistemi informativi di cooperazione amministrativa”) finalizzata alla realizzazione di un “sistema di protocollo informatico, gestione documentale ed archiviazione, integrazione fra i sistemi di protocollo, firma digitale e documento elettronico”.

Fin da principio l’intento dichiarato della Provincia autonoma di Trento fu quello di creare uno strumento a norma per la gestione documentale federata, al fine di attuare una gestione documentale conforme alla normativa, nel pieno rispetto dell’autonomia gestionale dei singoli enti ed in accordo con gli orientamenti del legislatore.

Il sistema di protocollo e gestione documentale P.I.Tre. fu introdotto a partire dal maggio 2008 negli enti del sistema pubblico trentino; allo stato attuale è presente in 339 Enti trentini e conta più di 15.000 utenti attivi.

Poiché il tessuto del territorio trentino è costituito da enti molto diversi fra di loro quanto a natura, organizzazione e dimensioni, è apparso da subito essenziale il requisito dell’implementazione di differenti modelli organizzativi e procedurali con modalità snelle e di rapida esecuzione. Ne è nato un sistema che, senza necessità di scrivere software ad hoc, ma agendo semplicemente sulle parametrizzazioni e sulle configurazioni, riesce ad adattarsi in tempi rapidissimi ad amministrazioni con strutture organizzative eterogenee, assicurando nel contempo la possibilità di gestirne con altrettanta duttilità la dinamicità organizzativa.

Nella prima fase del progetto (dall’anno 2008 all’anno 2012) la parola d’ordine fu “diffusione orizzontale”: tutte le risorse furono orientate verso la propagazione delle funzionalità di base di P.I.Tre. nel maggior numero possibile di Enti, al fine di costruire una solida base nella rete territoriale degli enti trentini.

La seconda fase (dall’anno 2012 ad oggi) è stata caratterizzata dall’obiettivo di una “diffusione in profondità”: dopo aver superato il terremoto dovuto all’impatto con il cambiamento, affrontate anche le scosse di assestamento delle organizzazioni, si é iniziato ad analizzare, realizzare e proporre funzionalità più avanzate.

Un progetto così vasto in termini di enti destinatari e di utenti coinvolti ha richiesto una speciale attenzione alla pianificazione e gestione delle varie fasi realizzative, in modo da definirne correttamente i requisiti generali e monitorarne progressivamente l’implementazione, adottando sempre un approccio di sviluppo ed adattamento progressivo e dinamico, basato sulla verifica costante del corretto soddisfacimento delle esigenze e sulla pianificazione delle opportune correzioni di rotta, in armonia con l’organizzazione degli enti e con le loro esigenze specifiche.

Per agevolare l’interscambio documentale fra gli enti federati è stata ideata e realizzata una funzionalità, denominata Interoperabilità intra-P.I.Tre. o Interoperabilità semplificata, che consente ai documenti di viaggiare, anziché sulla rete Internet, su un canale dedicato all’interno del sistema e della rete comune delle amministrazioni trentine, garantendo ovviamente la produzione delle ricevute di avvenuta o mancata consegna e di conferma di ricezione inviata al mittente, oltreché il loro aggancio automatico ai documenti ai quali si riferiscono, nonché il loro invio al sistema di conservazione.

La diffusione capillare del sistema, il suo utilizzo massivo all’interno degli enti trentini, il continuo aggiornamento evolutivo del software necessario per supportare le sempre nuove funzionalità proposte e le frequenti novità organizzative che impattano sulle modalità della gestione documentale, oltreché la particolare orografia del territorio trentino, caratterizzata da una elevata delocalizzazione dei centri abitati rispetto alla direttrice fondamentale della Valle dell’Adige, hanno consigliato di adottare una metodologia formativa di tipo Formazione a distanza (FAD). La piattaforma Elle3 utilizzata allo scopo, di proprietà della Provincia autonoma di Trento, mette attualmente a disposizione oltre 400 oggetti formativi realizzati secondo lo standard scorm ad una popolazione di circa 9.800 utenti, che attraverso tale strumento hanno l’opportunità di apprendere nuove funzionalità senza doversi spostare dal posto di lavoro, di scegliere i tempi, i modi e i luoghi in cui fruirne, di godere di un’alta flessibilità nei tempi e negli orari di fruizione dei contenuti e di avere sempre a disposizione on-line i materiali didattici; senza dimenticare ovviamente le facilitazioni offerte da tale sistema in relazione alla formazione continua e la riduzione drastica dei costi complessivi degli interventi formativi e informativi.

A partire dal mese di febbraio 2016 è stato attivato un servizio di conservazione digitale verso il Polo Archivistico Regionale dell’Emilia Romagna (ParER), sulla base di un accordo siglato dalla Provincia autonoma di Trento in qualità di capofila per tutti gli enti del territorio trentino.

Anche l’avvio del servizio di conservazione è stato accompagnato da una serie di attività intese a supportare gli utenti, illustrando loro i punti chiave della normativa e fornendo strumenti operativi con la prospettiva di semplificare gli adempimenti richiesti. La Soprintendenza provinciale per i beni culturali ha elaborato e reso disponibili i facsimile dei principali documenti che la normativa impone di produrre, prestando a tutti gli enti la necessaria consulenza, e sulla piattaforma di formazione a distanza sono stati pubblicati molti oggetti formativi a supporto delle nuove attività.

Il tema della sottoscrizione digitale dei documenti ha impegnato per lungo tempo i gruppi di lavoro interdisciplinari della Federazione P.I.Tre. e la scelta metodologica è stata quella di prendere in esame l’intero processo documentale (inteso come processo che inizia con la creazione della prima bozza del documento, le successive approvazioni o visti e la sottoscrizione finale, seguita dall’operazione di registrazione) e non unicamente l’atto finale della sottoscrizione. Il presupposto di base sul quale è stato costruito il meccanismo di Libro firma digitale all’interno del sistema P.I.Tre è la digitalizzazione dei flussi documentari, mediante la quale si garantisce la tracciatura dei documenti e delle azioni che li riguardano, la corretta riconduzione del documento alla relativa responsabilità, si scongiurano ridondanze documentali ed infine si evitano disallineamenti e conseguenti dubbi di legittimità giuridica.

La completezza e la ricchezza di funzionalità del sistema ha infine fatto sì che molte Amministrazioni, sia centrali che locali, abbiamo avanzato richiesta di riuso. La strategia promossa dalla Provincia autonoma di Trento è stata quella di proporre al riusante una formula che non si configuri come un semplice riutilizzo del sistema, mediante adattamento autonomo, bensì come evoluzione condivisa, con l’obiettivo di realizzare evolutive software realmente rispondenti alle necessità sia dell’ente cedente che dell’ente riusante, compartecipando ai costi e fruendo appieno dei benefici, previa individuazione di necessità comuni e attivazione di percorsi sinergici di identificazione e analisi dei requisiti.

 

 

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