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Perché c’è bisogno di un sistema di Poli di Conservazione: l’esperienza di PArER

di Gabriele Bezzi, Polo Archivistico Emilia-Romagna – Cantiere Documenti digitali

Il Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna (PArER) nasce nel 2009 per svolgere la funzione di conservazione dei documenti informatici prodotti dalla Regione Emilia-Romagna e dagli altri enti del territorio regionale che volessero convenzionarsi. È nato con l’idea di fornire una risposta efficiente, efficace ed economicamente sostenibile al problema della conservazione dei documenti informatici pubblici dell’intero territorio regionale. Nel corso degli anni la richiesta di convenzionarsi si è estesa a tutto il territorio nazionale dimostrando l’interesse verso soluzioni pubbliche per la conservazione digitale.

Sulla base dell’idea che il complesso delle attività da svolgere, i requisiti giuridici da soddisfare e le competenze professionali necessarie per la corretta conservazione degli archivi informatici non fossero alla portata della maggior parte delle pubbliche amministrazioni, richiedendo risorse – finanziarie, umane e strumentali – troppo elevate per ogni singola organizzazione, si è sviluppata  dieci anni fa la concezione di un Polo di conservazione digitale, concepito come archivio unico di concentrazione servente più enti produttori. Un Polo che si proponesse di offrire una soluzione condivisa, affidabile e tempestiva al problema della conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, per giungere a costituire per la PA gli archivi del presente e gli archivi storici del futuro e garantire la piena fruizione e valorizzazione del patrimonio documentale conservato.

Da tale analisi, come descritto in un articolo pubblicato nella rivista Digitalia, è nato il Polo archivistico dell’Emilia-Romagna (PArER), costituito nel 2009 come Servizio all’interno dell’Istituto per i Beni Artistici Culturali e Naturali della Regione Emilia-Romagna (IBC).

La Regione Emilia-Romagna infatti con la L.R. 17/2008 ha attribuito all’Istituto la funzione di archiviazione e conservazione dei documenti informatici prodotti dalla Regione e, mediante apposita convenzione, dei documenti prodotti da Province, Comuni e altri soggetti pubblici.

L’impegno della Regione Emilia-Romagna per sviluppare un modello conservativo digitale e riflettere sulle funzioni pubbliche in tale campo è stato ribadito e rafforzato con la L.R. 17/2013 di aggiornamento della L.R. 11/2004 sulla società dell’informazione, in cui al comma 4 dell’articolo 2 si afferma che la Regione, anche in collaborazione con le altre pubbliche amministrazioni interessate, favorisce  lo sviluppo integrato della conservazione digitale dei documenti informatici e, nel rispetto dei principi di efficacia, efficienza ed economicità, svolge le funzioni di archiviazione e conservazione digitale. Un polo di conservazione può infatti fornire risorse professionali altamente specializzate, garantendo un presidio archivistico e tecnologico, e nel contempo una forte economia di scala, contenendo complessivamente i costi.

Tale idea è stata ripresa anche dal Piano Triennale della Pubblica Amministrazione, dove si richiama il concetto di Poli di Conservazione come sistema delle PA per l’erogazione di servizi di conservazione documentale che permette la conservazione perenne degli archivi digitali della PA. Tale sistema di poli di conservazione dovrebbe essere realizzato con il coinvolgimento del MIBACT, in particolare per la PA centrale dell’Archivio centrale dello Stato, con il quale ParER ha dal 2013 una convenzione operativa assieme ad AGID proprio per la definizione di un modello nazionale di riferimento per la realizzazione di poli conservativi.

Un Polo di Conservazione come quello sviluppato da PArER, con la possibilità di concentrare archivi di diversi enti, può contribuire a sviluppare il nuovo paradigma del Piano triennale che consenta di superare la “logica a silos” in favore di una visione sistemica secondo logiche che sviluppino:

  • la razionalizzazione e la valorizzazione del patrimonio informativo della Pubblica amministrazione;
  • la messa a fattor comune delle componenti software che sono utili a tutte le Pubbliche amministrazioni e che possono considerarsi sia acceleratori del processo di digitalizzazione sia strumenti utili alla omogeneizzazione dei servizi offerti.

Con una visione dei dati e degli archivi pubblici come bene comune, condiviso gratuitamente tra Pubbliche amministrazioni per scopi istituzionali e, salvo casi documentati e propriamente motivati, utilizzabile dalla società civile, vi è la possibilità di costruire sistemi di conservazione che permettano l’accesso e la fruizione dei dati e dei documenti e consentano di favorire lo scambio di informazioni e la gestione di fascicoli informatici coerenti con l’art. 41 del CAD, facilitando lo scambio di dati e documenti ed evitando di chiedere più volte la stessa informazione al cittadino o all’impresa (principio once only), garantendo al contempo l’affidabilità, autenticità, integrità e leggibilità della fonte nel tempo senza dover perdere il contesto originario e il rapporto con l’archivio della amministrazione titolare.

Con una simile visione, dal gennaio 2010 PArER ha attivato i servizi di conservazione iniziando con conservare i documenti informatici prodotti dalla Regione Emilia-Romagna e ha iniziato ad estendere via via i rapporti con altri enti del territorio regionale, in particolare con le aziende sanitarie e i diversi enti del sistema sanitario. Parallelamente ha sviluppato e continua ad evolvere un proprio sistema software di conservazione, denominato SACER e ha rafforzato le sue capacità di storage. Inoltre nel dicembre 2014 è stato accreditato come conservatore da AGID.

Ha inoltre sviluppato nel proprio sistema il modello della unità documentaria come aggregato logico costituito da uno o più documenti che sono considerati come un tutto unico e costituisce l’unità elementare in cui è composto l’archivio.

Rappresenta la più piccola “unit of records” (item nella definizione dello standard ISO 23081-2) individuabile e gestibile come entità singola gestita nel Sistema di conservazione come pacchetto di archiviazione e si configura come il livello base di interoperabilità tra sistemi e generazione di pacchetti informativi.

Ad oggi tutte le aziende sanitarie regionali utilizzano per la conservazione PArER e si sono convenzionati oltre il 90% degli enti locali del territorio regionale e 220 istituti scolastici e l’Università di Bologna.

PArER conserva – aggregata in rapporto ad ogni produttore – documentazione amministrativa, contabile e fiscale, documentazione sanitaria (referti, prescrizioni, immagini diagnostiche) e documentazione scolastica e universitaria, tra cui verbali di esame, registri delle lezioni e tesi di laurea per un numero complessivo, a fine settembre 2017, di quasi 600 milioni di documenti, aggregati in oltre 200 milioni di unità documentarie per oltre 200 terabyte.

La dimostrazione che il modello impiantato ha intercettato e cercato di dare risposta ad una esigenza sempre più diffusa si è avuta dagli accordi con le Province Autonome di Trento e Bolzano in base ai quali, utilizzando il sistema di conservazione di PArER, viene fornita una soluzione integrata tra sistemi di gestione documentale e la conservazione per tutti gli enti territoriali.

 

 

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