Photo by John Schnobrich on Unsplash

Cantiere Documenti, Guercio (Anai): “Ecco i risultati del gruppo di lavoro”

di Maria Guercio, presidente Anai e advisor Cantiere Documenti digitali

Il Tavolo Cantieri Documenti digitali ha operato coinvolgendo tutti i partecipanti in gruppi di lavoro per i quali si sono definiti – sin dal primo incontro – obiettivi specifici e raggiungibili nell’arco temporale previsto (febbraio-dicembre 2017). Grazie alIa disponibilità di esperti e rappresentanti di imprese e istituzioni, non solo il piano originario delle attività  è stato rigorosamente rispettato garantendo la predisposizione dei rapporti tecnici, ma si è anche avviato un confronto sulla complessità delle attuali procedure per il riuso del software in ambito pubblico con l’obiettivo di proporre indicazioni per il superamento delle criticità riscontrate.

I temi affrontati hanno riguardato in particolare:

  1. il manuale di gestione
  2. la valutazione dei software per la gestione documentale e le procedure per il riuso
  3. i modelli per la conservazione digitale.

I studi raccolti nel Report 2017 del Cantiere Documenti digitali, a cura dei coordinatori di ciascun gruppo di lavoro, descrivono le metodologie adottate e i risultati raggiunti. Sono in alcuni casi accompagnati da allegati e documenti tecnici di notevole rilievo operativo. Mostrano nel complesso quanto sia ancora essenziale, in questa fase lunga di transizione digitale, condividere tra gli stakeholder pubblici e privati gli interrogativi tecnici, le questioni organizzative che ancora non trovano soluzioni convincenti, i nodi aperti nell’interpretazione di una normativa articolata e in continua revisione.

> Scarica Cantiere Documenti digitali – Report 2017, edizioni ForumPA

Nel caso del gruppo di lavoro sul manuale di gestione le questioni al centro del lavoro hanno riguardato un doppio ordine di questioni:

  • l’individuazione dei criteri che consentano una definizione di qualità dei manuali esistenti, la loro comparazione e lo sviluppo di una checklist basata su una metrica pesata da utilizzare anche per l’elaborazione di nuovi manuali,
  • la definizione degli interventi necessari all’adeguamento dei manuali rispetto alle nuove disposizioni in materia di digitalizzazione e di formazione e gestione di documenti digitali nativi.

Lo strumento di analisi è stato progettato in modo da consentire l’applicazione anche reiterativa di processi di auto-valutazione  da parte degli enti.

Il metodo utilizzato per lo sviluppo della checklist per la valutazione del manuale di gestione ha mostrato subito la propria efficacia ed è stato perciò adottato dal gruppo di lavoro dedicato all’analisi delle piattaforme di gestione documentale. In questo caso, tuttavia, l’attività, avviata nel mese di settembre 2017, si è limitata (per mancanza di tempo) alla elaborazione di un documento preliminare, condiviso con la comunità di pratiche che si raccoglie nell’ambito del progetto Recap e destinato a un ulteriore e significativo lavoro di approfondimento nel corso del 2018. In particolare, il documento formalizza una prima griglia di riferimento rinviando a una fase successiva la definizione di una metrica dettagliata. La griglia in questione individua i requisiti funzionali fondamentali per la selezione e li articola in aree funzionali (gestione documentale di base, gestione documentale avanzata, gestione dei workflow, gestione dell’archivio, gestione della conservazione), servizi e caratteristiche architetturali e di disaster recovery. Si tratta, come si è detto, di una prima riflessione che dovrà essere accompagnata da un approfondito lavoro di analisi, innanzitutto finalizzato a circoscrivere gli ambiti rilevanti per un attività di valutazione pesata e di confronto.

Nell’ambito di questa sezione è stato condotto uno studio – di cui si è fatta menzione in precedenza – sui criteri per il riuso del software per la gestione dei documenti e sull’indice di riusabilità predisposto da Agid al fine di fornire una indicazione quantitativa del grado di facilità con cui un oggetto possa essere adattato ad altri contesti. Il documento discute i punti di forza e i punti di debolezza nella casistica del riuso finora seguiti, riassunti in una serie di tabelle di raffronto in relazione alla dimensione e alla omogeneità organizzativa dei soggetti coinvolti, alle risorse economiche necessarie e alle modalità di fruizione del prodotto, nonché alle forme consentite o opportune per la cessione dell’uso e la gestione manutentiva del software stesso. I casi analizzati relativi alla Provincia di Trento, alla Regione Toscana e alla Regione Emilia Romagna hanno consentito di proporre una nuova prospettiva con cui affrontare attività di particolare complessità operativa, ma anche di grande interesse per le pubbliche amministrazioni. Nel documento si sottolinea in forme documentate la necessità di spostare l’attenzione dagli aspetti tecnologici all’analisi dei requisiti di natura organizzativa e allo sviluppo di una cooperazione interistituzionale  in grado di valorizzare gli investimenti e assicurare la condivisione efficiente di buone pratiche.

L’ultimo ambito di lavoro si è concentrato sui modelli di conservazione digitale per le pubbliche amministrazioni, a partire dalla descrizione dei poli di conservazione archivistica esistenti e dall’analisi del piano triennale  per l’informatica nella pubblica amministrazione, che a più riprese interviene sulla definizione del problema, senza tuttavia individuare piani di sviluppo convincenti. Le finalità e le funzioni dei poli conservativi sono qui considerati in relazione al ciclo di gestione degli archivi allo scopo di individuare e descrivere scenari adeguati e sostenibili e promuovere i necessari requisiti per l’interoperabilità tra i sistemi. Anche in questo caso l’analisi condotta testimonia la necessità di approfondimenti ulteriori che tengano conto non solo dello stato attuale della normativa per la cosiddetta conservazione a norma (ovvero per attività di protezione e archiviazione a breve/medio termine), ma anche degli obblighi di conservazione a lungo termine presso le istituzioni deputate (archivi di Stato e archivi storici degli enti).

Sul piano metodologico, il lavoro dei gruppi si è svolto utilizzando necessariamente la collaborazione in rete, che ha consentito di gestire a costo zero e con efficacia spazi di lavoro comune. Gli incontri a Roma hanno consentito il confronto diretto sui diversi temi e hanno favorito, nonostante il poco tempo a disposizione, uno scambio tutt’altro che formale delle esperienze maturate all’interno dei diversi gruppi, come testimoniato ad esempio dalla decisione di riutilizzare la forma della checklist predisposta per la valutazione di qualità dei manuali di gestione nell’analisi e nel confronto delle piattaforme documentali.

Non vi è dubbio che il poco tempo a disposizione abbia limitato la portata operativa dei risultati raggiunti, tenuto conto che le questioni al centro della riflessione si sono mostrate molto più aperte e impegnative di quanto ipotizzato nell’iniziale piano dei lavori.  Rimane indubbio il valore dei prodotti elaborati da parte di ciascun gruppo, così come è risultato confermato il bisogno di luoghi e occasioni che consentano di scambiare dal basso idee, esperienze e proposte.

 

 

 

Foto di John Schnobrich