Photo by Tobias Fischer on Unsplash

Nasce puntodelibere, rubrica di consulenza e (in-)formazione per università ed enti pubblici di ricerca

di Mariateresa Balsemin, Giorgia Canella, Gianni Penzo Doria, Paola Solombrino e Romina Schlegel

Ogni settimana un quesito e una risposta. Il tutto affiancato da tre forum professionali e dalla condivisione di modulistica, formulari, modelli di provvedimenti, buone pratiche e molto altro ancora.

Un solo obiettivo: normalizzare e migliorare l’attività delle collegialità amministrative (Consiglio di amministrazione, Consiglio di Dipartimento, Senato accademico, etc.) delle università e degli enti pubblici di ricerca, attraverso la messa a fattor comune dei principali strumenti proposti dal personale tecnico amministrativo impegnato quotidianamente in questo delicato lavoro.

Migliora l’attività di supporto alla didattica e alla ricerca attraverso l’uso di strutture concettuali snelle, redazioni sintetiche, lessico appropriato e univoco, nonché comportamenti uniformi di fronte a casi specifici.

Questo, in sintesi, “puntodelibere” il progetto ideato, in una logica di coalescenza, da tre distinte famiglie professionali: il Coordinamento RAU, MDQNext e Procedamus.

In buona sostanza, si tratta di una nuova rubrica di consulenza e (in-)formazione gratuita promossa dai Segretari di Dipartimento e Coordinatori di Struttura universitaria, dai Manager didattici per la qualità e dagli archivisti, diplomatisti, giuristi e informatici gravitanti intorno alla Community di Procedamus.

Il tema è molto caldo e stimolante. Infatti, le procedure e la stessa verbalizzazione dei collegi variano da Ateneo ad Ateneo e, in una stessa Università, anche da Dipartimento a Scuola, così come in un Ente pubblico di ricerca tra la sede centrale e le varie strutture periferiche.

È necessario, quindi, normalizzare per migliorare l’azione amministrativa attraverso la condivisione dei principali documenti di riferimento, evidenziando le buone pratiche e le realizzazioni più innovative sul fronte della struttura provvedimentale e del lessico utilizzato e questo è un compito a cui possono dedicarsi solo gli addetti ai lavori che, nello spazio pensato, approfondiscono le questioni sottoposte in un work in progress continuo e costruttivo.

Per queste ragioni ogni settimana (questa la cadenza di “puntodelibere”) sarà possibile interagire con la redazione e ottenere risposte puntuali o anche approfondimenti specifici.

La piattaforma dedicata ha già visto fioccare le prime domande. Chi approva il verbale di organo scaduto o se i componenti sono nel frattempo cambiati? È possibile la convocazione via mail? Vale ancora la norma sugli assenti giustificati? È valida la seduta via skype? È possibile raccogliere i pareri via mail? Come si svolge una seduta segreta? Quando è possibile utilizzare i termini “Premesso che”, “Accertato che”, etc. oppure si tratta di espressioni intercambiabili?

A tutto questo – e altro ancora – risponderà ogni settimana “puntodelibere”.

L’attività di un organo collegiale, infatti, rappresenta il punto ideale di incontro e di incrocio di diversi ambiti disciplinari. In primo luogo, il diritto per le azioni amministrative svolte, la diplomatica per la redazione dei documenti (convocazioni, ordine del giorno, estratti e verbali), l’archivistica per le procedure di classificazione e di archiviazione, l’informatica e l’informatica giuridica per il valore probatorio dei documenti in ambiente digitale, con ulteriori agganci interdisciplinari con la protezione dei dati personali (si pensi a una seduta in cui si discutano atti, stati o fatti inerenti a persone). Inoltre un provvedimento amministrativo costruito in maniera ineccepibile dal punto di vista formale e sostanziale contribuisce alla deflazione sistemica del contenzioso, contribuendo alla promozione dell’immagine della P.A. e al perseguimento efficace degli interessi istituzionali.

Il senso di appartenenza del personale tecnico amministrativo alla propria istit e le community che hanno pensato “puntodelibere” insieme alla voglia di fare bene il proprio lavoro sono la linfa che alimenta questo spazio aperto di condivisione e di messa a sistema delle singole conoscenze, sempre nell’ottica funzionale di garantire le migliori prassi amministrative nel mondo della didattica e della ricerca scientifica.

Qui per approfondimenti o per porre quesiti.

 

Foto di Tobias Fischer