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Poli Conservazione, Manca (Anorc): “Il rischio è che si chiuda il mercato ai privati”

di Giovanni Manca, presidente ANORC – Cantiere Documenti digitali

Il 27 marzo 2018 si è svolto presso AgID il IV Forum della conservazione (digitale). La parte più significativa dell’evento è stata l’annuncio dell’inizio dei lavori per stabilire le regole per i Poli di conservazione. I poli di conservazione sono definiti nel Piano Triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione 2017-2019 come

“sistema realizzato delle (un refuso?) PA per l’erogazione di servizi di conservazione documentale, con il coinvolgimento dell’Archivio centrale dello Stato che permette la conservazione perenne degli archivi digitali della PA”

Il medesimo Piano triennale specifica che:

“Le amministrazioni partecipano alla realizzazione del Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi nazionale, che stabilisce le regole di interoperabilità dei flussi documentali (documento, fascicolo, protocollo) tra le Pubbliche amministrazioni. Le amministrazioni partecipano con l’Archivio Centrale dello Stato alla messa a punto del sistema di conservazione degli archivi digitali perenni”

I Poli di conservazione si collocano nell’ambito delle cosiddette Piattaforme abilitanti ovvero

“sono soluzioni che offrono funzionalità fondamentali, trasversali e riusabili nei singoli progetti, uniformandone le modalità di erogazione. Esse sollevano le amministrazioni dalla necessità di dover acquistare e/o realizzare funzionalità comuni a più sistemi software, semplificando la progettazione, riducendo i tempi e i costi di realizzazione di nuovi servizi e garantendo maggiore sicurezza informatica”

Nel contesto appena descritto si sono collocati gli interventi degli oratori intervenuti al Forum. Nell’ambito di accordi tra AgID (e il supporto di consulenza di Ernst&Young), Archivio centrale dello Stato, Agenzia industrie difesa e Consiglio Nazionale del Notariato è iniziata l’attività di definizione delle regole di cooperazione e interoperabilità che i Poli di conservazione devono attuare per consentire alle pubbliche amministrazioni di attivare l’indispensabile conservazione digitale. Inoltre lo sviluppo del Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi nazionale dovrà coordinarsi con queste regole di interoperabilità, in modo tale che i flussi documentali delle amministrazioni confluiscano verso la conservazione digitale in modo omogeneo.

Non appena sarà disponibile una prima bozza delle regole sarà oggetto di dibattito pubblico con gli stakeholder, come ha assicurato AgID nel suo intervento al Forum. Queste scelte non sono innocue per il mercato della gestione documentale e della conservazione digitale per la pubblica amministrazione, anche se i Poli dovrebbero essere utilizzati solo per la conservazione perenne dei dati digitali. Infatti appare improbabile che non ci sia il loro utilizzo anche per la conservazione corrente di breve periodo. Soprattutto se i costi per la PA non si potranno confrontare con il mercato attuale.

Allo stato attuale il mercato per le circa settanta società private accreditate presso AgID non è particolarmente florido. È circa un anno che AgID non pubblica più i rapporti sintetici risultanti dalla elaborazione dei dati contenuti nelle Relazioni quadrimestrali inviate, a norma di legge, dai conservatori accreditati, ma l’analisi di mercato derivante dalle cifre di aggiudicazione delle poche gare e qualche informazione derivante da attività associative di settore evidenziano che non c’è sostenibilità economica specifica della sola attività di conservatore: il mantenimento di un sistema di conservazione accreditato ha in linea generale costi di mantenimento tra i 200.000 e i 250.000 euro/anno.

La prospettiva dei Poli di conservazione evidenzia poi che le PPAA che avranno automatizzato i flussi documentali si avvarranno di tali piattaforme abilitanti rispettando, peraltro, la volontà politica contenuta nel Piano triennale. Qualcuno dice che lo spazio per i conservatori accreditati può derivare da aggregazioni di soggetti (i conservatori sono praticamente tutti delle PMI) per la costituzione dei Poli. Questa ipotesi richiede che ci siano delle gare di appalto per la costituzione di tali Poli presso le PA nella modalità dell’outsourcing. Appare abbastanza lontano dalla realtà dei fatti. Una serie di società regionali in-house hanno cominciato ad aggregarsi e soggetti medio-grandi della PA centrale si stanno attrezzando per diventare Poli di conservazione.

Anche la conservazione delle fatture non riserva prospettive rosee, anche se l’approccio dell’Agenzia delle Entrate e prudente e attento nei confronti dello specifico mercato. Certamente se la conservazione delle fatture da parte di SOGEI fosse valida anche ai fini civilistici e non solo a quelli fiscali non ci sarebbe molto ossigeno per il respiro delle società specializzate.

Come al solito, vista la mutevolezza del quadro normativo e strategico della pubblica amministrazione solo la costante analisi dell’andamento del mercato ci consentirà di capire le nuove tendenze, ma è altamente probabile che nel giro di un biennio, che è il ciclo standard per i sistemi soggetti ad accreditamento o qualifica, il 30% circa dei soggetti accreditati sarà costretto a rinunciare a questo status. Nello stesso periodo cominceremo a comprendere come la conservazione di lungo periodo prevista nel Regolamento europeo 910/2014 (eiDAS) impatterà sugli analoghi sistemi nazionali.

 

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