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Regione Friuli Venezia Giulia, come è nato il fascicolo ibrido del dipendente

di Cristina Palumbo, Regione Friuli Venezia Giulia – Cantiere Documenti digitali

I fascicoli del personale hanno sempre rappresentato per la Regione Friuli Venezia Giulia un patrimonio da conservare, ma anche una sfida sia logistica che gestionale. Parliamo, infatti, di circa 10.000 fascicoli di dipendenti regionali, più un numero cospicuo di fascicoli di personale ereditate da enti, agenzie, uffici ministeriali soppressi, i cui archivi sono confluiti in quelli della Regione.

Nel 2008, sotto impulso del Ministero della funzione pubblica, la Regione Friuli Venezia Giulia ha stipulato un protocollo d’intesa con Microsoft per l’avvio di un progetto pilota di dematerializzazione, attraverso l’utilizzo di strumenti di collaborazione in ottica web 2.0, applicato alla gestione dei fascicoli e delle pratiche di un ufficio del personale. Si è così sviluppato un sistema di web services tra il sistema di protocollo Insiel, in uso presso l’amministrazione regionale, e Microsoft Share Point.

All’epoca i documenti digitali non erano molto diffusi e i messaggi trasmessi via PEC erano sporadici, per cui si era deciso di procedere ad una massiccia operazione di digitalizzazione su due fronti: da un lato le postazioni di protocollo sono state dotate di scanner e tutta la documentazione cartacea di competenza della Direzione del personale è stata acquisita otticamente in fase di protocollazione; dall’altro, con il progetto DEMA e la collaborazione della società Insiel, si è provveduto a scansionare tutti gli atti repertoriati e, successivamente, i fascicoli cartacei a cominciare dai dipendenti più giovani. Ad oggi, dopo 10 anni, sono stati digitalizzati i fascicoli dei dipendenti assunti dopo il 1999 e tutti i fascicoli dei dipendenti delle soppresse province che sono transitati in Regione.

A livello di protocollo sono stati creati i fascicoli e i relativi sottofascicoli (giuridico, economico/previdenziale, riservato, medico); in fase di protocollazione viene effettuata la scelta del fascicolo e del sottofascicolo e al termine della protocollazione il documento (nativo digitale o acquisito via scanner) viene inserito nel fascicolo.

La necessità di avere un sistema che rispondesse a delle particolari esigenze, che sono emerse con il tempo, ha fatto sì che la Regione abbia deciso di sviluppare, in collaborazione con Insiel, una nuova versione web del fascicolo. Il nuovo applicativo FASCICOLI DIPENDENTI utilizza il sistema LoginFVgG per il riconoscimento degli utenti e le policy di accesso vengono gestite in collaborazione con il Sistema informativo personale e le abilitazioni del protocollo. Di fatto accedono solo gli utenti riconosciuti da LoginFVG, il Sistema informativo personale verifica che l’assegnazione dell’utente sia compatibile con l’elenco fornito dal responsabile di archivio e il sistema protocollo consente la visualizzazione dei sottofascicoli in base alle abilitazioni fornite.

E’ possibile fare anche ricerche allargate a tutti i fascicoli disponibili filtrando per data, per oggetto, per registri di protocollo, corrispondente, classifica o per tipo di documento.

Valido aiuto per i protocollisti è poi la funzionalità che consente di fare assegnazioni massive. Nel caso in cui un atto (delibera, decreto, etc) debba essere inserito in più fascicoli, per evitare lunghe operazioni di data entries, selezionando l’atto (registro, anno, numero) è possibile selezionare l’elenco delle matricole dei dipendenti nei cui fascicoli l’atto deve essere inserito e, dopo la verifica della corrispondenza tra la matricola e il fascicolo, il sistema provvede automaticamente all’inserimento.

Dopo 10 anni di sperimentazione il fascicolo del dipendente, ibrido, alimentato ormai quasi esclusivamente da documenti digitali, corredato dalle immagini della parte cartacea, costituisce lo strumento di lavoro per chi si occupa di personale in amministrazione regionale. La richiesta dei fascicoli cartacei non occupa più a tempo pieno i dipendenti dell’amministrazione.

 

 

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