tavolo documenti - incontro 11 settembre

Cantiere Documenti, i gruppi di lavoro presentano le prime analisi

di Eleonora Bove, FPA

Entrano nel vivo i lavori del Cantiere Documenti digitali, organizzato da FPA in collaborazione con Dedagroup ed ANAI – Associazione Nazionale Archivistica Italiana, con lo scopo di tracciare delle linee guida per tutte le amministrazioni impegnate nel delicato processo di digitalizzazione dei propri archivi e nel processo di gestione degli ibridi.

Circa quaranta partecipanti provenienti dalle principali pubbliche amministrazioni centrali e regionali, suddivisi in gruppi di lavoro tematici, stanno analizzando operativamente con la guida di Mariella Guercio tre particolari ambiti: qualità dei software di gestione documentale; fascicolazione e aggregazione. La gestione dell’ibrido; focus su garanzia di identità e di firma.

Nel corso del terzo dei quattro incontri in programma, ciascun coordinatore ha presentato ai colleghi l’avanzamento dello stato dei lavori al fine di raccogliere ulteriori imput e suggerimenti, ed indirizzare la propria riflessione in vista della pubblicazone del report finale.

Giovanni Manca, vice presidente Anorc, in qualità di coordinatore del terzo gruppo, dedicato all’analisi del rapporto tra identità e firma, ha messo sul tavolo una serie di criticità spesso dovute alla confusione che si genera nell’utilizzo del sigillo elettronico e della firma, come lui stesso ha chiarito. I lavori del gruppo proseguiranno con la raccolta di practice nell’applicazione del sigillo, che verranno analizzate e raccolte in un documento a chiusura dei lavori.

Anna Ponti dell’Università dell’Insubria, Armando Tomasi e Loredana Bozzi della Provincia autonoma di Trento si sono confrontati con i colleghi per chiarire quali sono i requisiti imprescindibili per un software di gestione documentale efficiente. Il gruppo sta infatti lavorando ad una checklist di requisiti, oltre che ad una proposta di modello concettuale di “Archivio unico”.

Alessandro Alfier del MEF e Silvia Trani dell’Archivio Centrale dello Stato hanno presentato l’elaborato prodotto nel corso dei mesi precedenti su “Fascicolo informatico e serie informatica nella gestione documentale e in contesti ibridi”. Anche qui sono emerse le criticità nell’affrontare un processo che prevede la gestione di processi quali: fascicolo ibrido, scarto, identità, classificazione, fascicoli multiprocedimentali e i dossier.

I lavori si sono chiusi con un approfondimento sul tema blockchain  – solo in apparenza fuori dal perimetro di analisi del tavolo -, curato da Giovanni Manca, che ha aperto il dibattito su l’opportunità per la PA di adottare tale tecnologia.

 

A novembre il prossimo e ultimo incontro del Cantiere in cui prenderà forma il report finale che FPA condividerà, nei mesi successivi, con la propria community.