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Documenti, sistema di monitoraggio anticorruzione: il caso dell’Università di Messina

di Giovanni Pirrotta, Angelo Raffa, Orazio Nastasi – Servizi Documentali, Direzione Generale – Università di Messina

Il processo di dematerializzazione nelle pubbliche amministrazioni prevede, a regime, la totale transizione al digitale. Tuttavia il recapito di documenti cartacei presso gli Enti attraverso i canali tradizionali dovrà essere sempre mantenuto, presidiato e consentito nel tempo.
Al fine di ridurre il rischio corruttivo nella fase di custodia del documento (smarrimento e/o alterazione del documento prima della registrazione in protocollo), in linea con quanto previsto dalla legge 6 novembre 2012, n.190, l’Università di Messina ha adottato il software Sistema di Monitoraggio Anticorruzione Protocollo (SMAP), che implementa le misure di prevenzione previste nel Piano Triennale Anticorruzione di Ateneo per l’U.Org. “Servizi Documentali”.
Il software è utilizzato dall’Unità Organizzativa Servizi Documentali dell’Università, che gestisce il flusso di documenti cartacei che arrivano presso lo sportello del Protocollo Generale tramite presentazione allo sportello, posta ordinaria, posta raccomandata, plichi di gara e notifiche degli ufficiali giudiziari.

Per poter definire misure il più possibili efficaci, è stato attentamente analizzato il workflow dei documenti, dal momento dell’ingresso fino alla consegna del documento alla struttura di riferimento.
Il workflow dei documenti cartacei, definito dall’Unità Operativa “Protocollo generale, Gestione documentale”, è raffigurato nella seguente figura.

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  • Accettazione: le istanze cartacee pervengono allo sportello del Protocollo generale; posta ordinaria, posta raccomandata e plichi di gara pervengono tramite servizi postali e corrieri;
  • Validazione: i documenti vengono controllati da un dipendente per verificare che si tratti di documento da assumere in protocollo;
  • Protocollazione: il documento viene protocollato nel sistema di gestione documentale;
  • Assegnazione: il documento viene assegnato alla struttura di competenza;
  • Consegna: il documento viene ritirato dal messo della struttura di competenza.

Analizzando attentamente il flusso, la maggiore criticità in termini di possibili rischi corruttivi si rileva dal momento in cui il documento viene accettato fino alla sua protocollazione. Il documento deve essere protocollato entro 24 ore lavorative dal momento dell’accettazione ed è qui, in questo lasso di tempo, che potrebbero verificarsi rischi corruttivi quali la manomissione/smarrimento del documento in ingresso o, teoricamente, per favorire/sfavorire terzi. Il software SMAP è in grado di monitorare tutti gli step dei documenti cartacei all’interno della struttura Unità Operativa “Protocollo generale, gestione documentale”, attraverso l’adozione di un codice di accettazione (una sorta di tracking-number del documento), con il quale è possibile sapere in ogni momento l’esatta posizione e stato di ciascun documento pervenuto.

Nella seguente figura è rappresentato il workflow gestito dall’applicazione SMAP.

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Per ridurre il rischio corruttivo e diminuire il più possibile qualsiasi possibile eventuale comportamento fraudolento da parte di un dipendente, tutti i documenti in ingresso vengono accettati da due addetti allo sportello, che hanno entrambi la stessa responsabilità di accettazione. A tal fine, per poter accettare un nuovo documento analogico, è necessaria una doppia autenticazione degli accettanti su SMAP. (N.B. La doppia autenticazione viene inserita una-tantum per sessione di sportello e non per ogni documento in arrivo). Una volta che il documento è stato accettato, viene generato in automatico un codice di accettazione che costituisce il tracking number e che viene annotato manualmente sul documento cartaceo, nell’apposita sezione del timbro meccanico impresso preventivamente sul documento da uno dei due addetti accettanti.

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In questo modo il documento è registrato su SMAP (da cui è spontaneamente sorto, tra gli operatori, il neologismo “smappato” e, perciò, l’attività stessa è diventata “smappare un documento”) e viene consegnato al dipendente/funzionario addetto alla validazione, che dovrà, quindi, analizzarlo e decidere se deve essere protocollato o rigettato. Per prendere in carico il documento da valutare, il dipendente dovrà inserire il codice di accettazione in una apposita sezione del software SMAP.

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Così facendo il documento sarà considerato “valutabile” e apparirà nell’elenco dei documenti da valutare, la cui responsabilità è in capo al dipendente/funzionario che lo ha preso in carico.

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Per valutare il documento bisognerà sempre inserire il tracking number nel relativo form e cliccare su Valuta per consentire lo stato di avanzamento del flusso documentale.

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Subito dopo il documento comparirà nell’elenco dei documenti valutati, pronto per essere preso in consegna da altro dipendente/addetto alla protocollazione. Il documento verrà quindi prelevato fisicamente dal dipendente e acquisito per la protocollazione, inserendo il tracking number del documento nell’apposito modulo.

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A questo punto il documento sarà pronto per essere protocollato e il protocollista provvederà a registrare il documento all’interno del sistema di gestione documentale (Titulus), ottenendo il numero di protocollo che dovrà essere inserito manualmente anche su SMAP, per concludere il monitoraggio sul rischio corruttivo.

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E’ possibile visualizzare anche lo storico del workflow di ciascuna attività.

Il vantaggio dell’utilizzo di un sistema come SMAP consiste nella possibilità di conoscere, in qualunque momento, l’esatta posizione del documento, il dipendente che l’ha gestito per ultimo nonchè lo stato attuale. Ciò consente non solo di ridurre il rischio corruttivo, ma fornisce metriche puntuali sull’organizzazione interna, al fine di migliorare il rendimento sia delle risorse umane sia di gestione dei carichi di lavoro.

L’Università di Messina monitora con successo il flusso dei documenti analogici, utilizzando SMAP da marzo 2017; ulteriori sviluppi sono previsti nelle successive versioni, ad esempio, la possibilità di far controllare direttamente all’utente esterno lo stato di avanzamento della sua richiesta, da casa o da dispositivo mobile, fornendogli il tracking number nel momento di accettazione dell’istanza.

 

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